ИНСТРУКЦИЯ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ ОТЧЕТА О КВОТИРОВАНИИ РАБОЧИХ МЕСТ ДЛЯ ИНВАЛИДОВ

Отчетность в службу занятости. Изменения 2023 года

Основной документ, который регулирует отношения работодателя и службы занятости – закон № 1032-1 от 19.04.1991.

Он устанавливает основные формы отчетности, направляемые в службу занятости населения (СЗН) работодателями:

Сдают компании и ИП, в отношении которых была введена процедура банкротства.

Срок сдачи – ежемесячно начиная с даты начала процедуры банкротства.

Форма отчета приведена в Приложении № 6 к приказу Минтруда от 26.01.2022 № 24, рекомендации к заполнению – в Приложении № 15.

Обязательна к представлению работодателями, численность сотрудников которых превышает 100 человек. Работодатели с численностью сотрудников от 35 до 100 человек сдают информацию, если это предусмотрено законом субъекта РФ (ст. 13.2 закона от 19.04.1991 № 1032-1).

Срок сдачи – ежемесячно. Минтруд рекомендовал сдавать этот отчет до 10 числа месяца, следующего за отчетным периодом (п. 4.1 приказа Минтруда от 26.01.2022 № 24).

Форма предоставления сведений приведена в приложении № 7 к приказу Минтруда от 26.01.2022 № 24, рекомендации к заполнению – в Приложении № 16.

Предоставляют ее организации и ИП, у которых в штате есть свободные рабочие места. В некоторых регионах может быть установлена обязанность сдачи отчета и для тех, у кого в штате нет свободных мест.

Срок сдачи информации – ежемесячно. Минтруда рекомендовало сдавать этот отчет не позднее 3 рабочих дней после появления свободных мест и вакантных должностей. И не позднее следующего рабочего дня в случае замещения вакантного места (письмо Минтруда от 30.05.2022 № 16-1/ООГ-2182).

Форма приведена в Приложении № 9 приказа Минтруда от 20.10.2021 № 738н.

Отчет сдается в случае направления работодателю кандидата на вакантную должность. Кандидат предоставляет в компанию или ИП направление от службы занятости. Отчитаться нужно как о приеме, так и об отказе в приеме такого гражданина.

Если работодатель зарегистрирован на портале «Работа в России», то уведомление направляется через указанную платформу. Если компания или ИП там не зарегистрированы, то полученное от кандидата направление нужно вернуть в СЗН по почте или лично.

Астрал Отчет 4.5 – сервис для быстрой и удобной отправки электронной отчетности во все контролирующие органы. Сервис содержит только актуальные формы.

Обязателен к представлению в случае ликвидации организации или закрытии ИП, если это повлечет расторжение трудовых договоров. Также его необходимо сдать при сокращении численности или штата. В остальных случаях работодатели сдавать его не должны.

Срок направления сведений для организаций – за два месяца до указанных событий, для ИП – за две недели. При массовом сокращении численности или штата организации отчет нужно подать за 3 месяца (абз. 1 п. 2 ст. 25 закона № 1032-1).

Форма отчета приведена в Приложении № 1 к приказу Минтруда от 26.01.2022 № 24, а рекомендации к ее заполнению в приложении № 10 к указанному приказу.

Отчет сдают работодатели, которые ввели для своих сотрудников режим сокращенного рабочего дня или недели. Если режим неполного дня или недели установлен по просьбе сотрудника или по соглашению сторон, то уведомлять СЗН не нужно (письмо Роструда от 17.05.2011 № 1329-6-1).

Срок направления отчета – в течение трех рабочих дней с даты принятия такого решения (абз. 2 п. 2 ст. 25 закона № 1032-1).

Форма отчета приведена в приложении № 2 к приказу Минтруда от 26.01.2022 № 24, рекомендации к заполнению – в приложении № 11.

Как и в случае с информацией о квотировании этот отчет нужно сдать работодателям, которые обязаны выделять рабочие места для инвалидов по квоте.

Срок сдачи отчета – ежемесячно. Но по аналогии с отчетом о квотировании его можно сдавать до 10 числа следующего месяца.

Форма отчета приведена в приложении № 8 к приказу Минтруда от 26.01.2022 № 24, а рекомендации к заполнению – в приложении № 17.

Сдают все работодателями, которые ввели режим простоя или приостановки производства. При этом не имеет значения основание для принятия такого решения.

Срок направления сведений – не позднее трех дней с даты принятия решения (абз. 2 п. 2 ст. 25 закона № 1032-1).

Форма отчета приведена в приложении № 3 к приказу Минтруда от 26.01.2022 № 24, рекомендации к заполнению – в приложении № 12.

«Астрал Отчет 5.0» – онлайн-сервис для подготовки отчетности в контролирующие органы. Форматы и бланки отчетов всегда актуальны и соответствуют требованиям законодательства.

Отчет сдают компании или ИП, которые решили перевести своих сотрудников на удаленную (дистанционную работу).

Отдельного срокадля сдачи этого отчета не установлено. Но по аналогии можно применить срок для сдачи отчета о простое – не позднее трех дней с даты принятия решения (абз. 2 п. 2 ст. 25 закона № 1032-1).

Форма отчета приведена в приложении № 4 к приказу Минтруда от 26.01.2022 № 24, рекомендации к заполнению – в приложении № 13.

Представляется работодателями в отношении сотрудников, которым был предоставлен отпуск без сохранения заработной платы.

Срок сдачи отчета также не установлен. Можно сдать его в любое время, но лучше применить норму, которая устанавливает срок для сдачи в три дня с даты принятия такого решения (абз. 2 п. 2 ст. 25 закона № 1032-1).

Форма отчета приведена в приложении № 5 к приказу Минтруда от 26.01.2022 № 24, рекомендации к заполнению – в приложении № 14.

Последние три отчета – новые. Их представление обязательно начиная с 1 января 2023 года.

Как сдавать отчетность в службу занятости

Порядок сдачи информации в СЗН зависит от вида отчета и количества сотрудников у работодателя. В 2023 году установлены следующие способы направления данных в службу занятости (постановление Правительства от 30.12.2021 № 2576):

Отправлять отчетность через электронную площадку обязаны работодатели с численностью сотрудников более 25 человек. В связи с этим отчеты по инвалидам могут предоставляться только указанным способом.

Сдать отчет может как сам работодатель, так и его представитель по доверенности.

Отчетность направляют по почте заказным письмом с описью вложения.

Для надежного хранения ЭП потребуется физический носитель. Калуга Астрал предлагает широкий ассортимент рутокенов. Выбрать и купить можно по этой ссылке – Каталог носителей.

Информация может быть направлена в электронной форме по Интернету или телекоммуникационным каналам связи.

Ответственность за непредставление сведений в СЗН

За непредставление обязательной отчетности в службу занятости работодатель может быть привлечен к ответственности в виде предупреждения или штрафа в размере (ст. 19.7 КоАП):

Сервисы «Калуга Астрал» для бизнеса

Существенная экономия времени. Отправь заявку и мы расскажем все об электронном документообороте

Оставьте контактные данные

И наши специалисты свяжутся с вами и расскажут все об электронном документообороте!

Данная форма вводится в действие с отчета за 2022 год.

Основные сведения о форме 1-Т (условия труда)

Форма 1-Т (условия труда) — ежегодный отчет для юридических лиц о состоянии условий труда в организации и компенсациях за вредную и опасную работу. Индивидуальные предприниматели и субъекты МСП по форме не отчитываются.

Сдать форму за год нужно в территориальное отделение Росстата до 21 января года, следующего за отчетным.

Код формы по ОКУД — 0606004. Бланк формы и указания по его заполнению утверждены приказом Росстата от 30.07.2021 № 457 и представлены в приложении 1.

Отчитайтесь легко и без ошибок. Удобный сервис для подготовки и сдачи отчётов через интернет. Дарим доступ на 14 дней в Экстерн!

Кто должен отчитываться по форме 1-Т (условия труда)

Юридические лица ежегодно представляют в Росстат сведения об условиях труда. Но это должны делать не все, а только те, кто занимается определенными видами деятельности в соответствии с ОКВЭД2. Список респондентов следующий:

Даже если вы занимаетесь одним из вышеуказанных видов деятельности, сдавать форму придётся не всегда. От сдачи освобождены ИП и юрлица из перечня субъектов малого предпринимательства. Кроме того, не сдавать форму за прошлый год могут ликвидированные организации, если в ЕГРЮЛ уже есть соответствующая отметка.

Организации, в которых списочная численность работников (без учета тех, кто в отпуске по беременности или уходу за ребенком) на конец 2021 года больше нуля, сдают отчет в любом случае, даже если нет сотрудников, которые заняты во вредных или опасных работах. Если на конец года списочная численность равна нулю, но организация выплачивала компенсации за условия труда, отчет нужно сдавать в установленном порядке.

Если в отчетном периоде в организации не было наблюдаемого по форме события, нужно сдать пустой отчет с заполненным титульником и пустыми листами — без нулей и прочерков.

В какие сроки и куда сдавать отчет

Форму нужно сдавать один раз в год — с первого рабочего дня после отчетного периода до 21 января. В нее попадает вся информация за прошлый отчетный период. Так, отчет за 2021 год сдают до 21 января 2022.

Если день сдачи приходится на праздник или выходной, отчет можно сдать на следующий ближайший рабочий день. Например, если 21 января выпало на субботу, отчет сдают до 23 января — понедельника.

Юридические лица и обособленные подразделения (ОП) сдают форму в территориальный орган Росстата по месту своего фактического осуществления деятельности. На каждое ОП заполняют отдельную форму, еще одну заполняют для самого юрлица без учета ОП.

Инструкция по заполнению 1-Т (условия труда)

Бланк формы и инструкция по ее заполнению утверждены приказом Росстата от 30.07.2021 № 457. Форму нужно заполнять по всем категориям сотрудников: рабочие, руководители, служащие и специалисты. Исключение — сотрудники в отпуске по беременности, родам или уходу за ребенком.

Форма состоит из титульного листа и двух разделов. Разберемся, как заполнить каждый из них.

Титульный лист

Заполняйте титульный лист по аналогии с другими статистическими формами. Укажите год, за который отчитываетесь, полное и краткое наименование организации, почтовый адрес и индекс.

В кодовой части титульника проставьте код ОКПО, если у вас нет ОП или идентификационный номер, если ОП есть или вы отчитываетесь за ОП.

Раздел 1

В первом разделе отражается информация об условиях труда. Его заполняют на весь персонал организации в целом, а данные женщин и лиц моложе 18 лет выделяют отдельно в соответствующих графах. При этом во всех разделах формы не учитываются:

Информацию для раздела 1 можно взять из результатов СОУТ (аттестации рабочих мест). Дополнительно нужно руководствоваться ФЗ № 426-ФЗ «О СОУТ»; перечнями тяжелых работ, которые запрещены для женщин и лиц моложе 18 лет; приказом Минтруда № 33н.

Рассмотрим первый раздел построчно.

Строка 01 нужна для указания списочной численности работников. Посчитайте численность всего персонала, женщин и несовершеннолетних. Но исключите тех, кто находится в декретном отпуске: беременность, роды, уход за ребенком.

В строке 02 из строки 01 выделите тех, кто занят в работах с вредными или опасными условиями. Это те сотрудники, чьи рабочие места в результате СОУТ или аттестации отнесены к классу 3 или 4. Даже если на работника действует несколько вредных и опасных факторов, он учитывается единожды.

Далее из строки 02 выделите количество работников, которые работают с конкретными вредными или опасными факторами и распределите их по строкам 03–13. Если условия труда работника отнесены к нескольким факторам, его нужно учесть по каждому из них. В результате строка 02 будет меньше или равна сумме строк с 03 по 13.

Отдельно стоит остановиться на строках 12 и 13. По строке 12 учитываются только вредные и опасные условия по тяжести трудового процесса — физнагрузки на опорно-двигательный аппарат и функциональные системы организма. По строке 13 — только по показателю напряженности, то есть нагрузки на нервную систему и органы чувств.

Раздел 2

Во втором разделе отражают гарантии и компенсации. Все строки, кроме 30, заполняют по работникам, занятым на работах 3 и 4 класса и имеющим право на компенсации и гарантии. Женщин указывают в отдельной графе.

В отчет не включают численность работников, которые:

Данные для строк 20, 21 и 24 можно взять из локальных нормативных актов работодателя, отраслевого соглашения, коллективного договора. По 20 строке проходят все сотрудники, которым положено в сумме больше 28 дней основного и дополнительного отпуска, по строке 21 — те, у кого сокращено рабочее время, по строке 24 — с повышенной оплатой труда.

В строке 22 показывают численность работников, которые имеют право на бесплатное лечебно-профилактическое питание. Список производств, профессий и должностей, занятость в которых дает право на это, утвержден приказом Минздравсоцразвития от 16.02.2009 № 46н.

В строке 23 указывают численность тех, кто имеет право получать бесплатное молоко и равноценные продукты. Перечень вредных факторов, при которых положено употребление молочки, утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 16.02.2009 № 45н.

В строке 25 — число работников, которые подлежат медосмотру. Сюда включаются, все, кто имеет право на медосмотр, независимо от даты его прохождения. При заполнении этой строки нужно иметь в виду, что до 1 апреля действовал перечень вредных и опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медосмотры, утвержденный приказом Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 № 302н. С 1 апреля 2021 года действует новый перечень, утвержденный приказом Минтруда и Минздрава № 988н/1420н от 31 декабря 2020 года, а также приказом Минздрава от 28 января 2021 г. № 29н.

В строках 26–28 показывают работников, которым сохранено право на досрочное назначение страховой пенсии по старости за работу с тяжелыми и вредными условиями труда. Сюда же включаются те, кто уже воспользовался правом на пенсию и продолжает работать на том же рабочем месте. Каждого рабочего нужно учитывать один раз, даже если он имеет право на досрочную пенсию по нескольким основаниям.

В строке 30 отражается списочная численность работников, которые бесплатно получают хотя бы один из видов средств индивидуальной защиты: спецодежду, обувь и др. В строке 31 отдельно выделяют численность тех, кто получает средства индивидуальной защиты, так как работает с вредными или опасными условиями.

Отдельного внимания достойна графа 5 «Фактические расходы на гарантии, компенсации и средства индивидуальной защиты». В ней показывают фактические расходы организации без НДС за отчетный год на оплату допотпусков, питания, молока, медосмотров, спецодежды (строки 20, 22, 23, 24, 25, 30, 31). Тут есть несколько особенностей:

Заполняя эту графу, нужно учитывать, что фактические выплаты показывают за весь отчетный год, а данные о численности — на конец отчетного года. Поэтому может получиться так, что графа 3 не заполнена, или, наоборот, графа 5 пустая при заполненной графе 3. Например, когда работники уволены на отчетную дату или не было средств на выплату компенсаций.

Готовый отчет проверяют по контрольным соотношениям, которые даны в Указаниях, и направляют на подпись ответственному лицу.

Как сдать в Росстат форму 1-Т (условия труда)

Отправить отчет в службу статистики можно в бумажном или электронном виде. Бумажную форму придется нести в отделение лично или отправлять почтой. Это неудобно: нужно тратить время на дорогу и очереди, а если допустить ошибку, исправлять отчет и снова нести в отделение.

Чтобы отправить отчет, войдите в Экстерн и перейдите в раздел «Росстат». Вы можете загрузить свой готовый отчет из файла или заполнить форму в интерфейсе системы.

Для заполнения через систему выберите форму 1-Т (условия труда) и нажмите «Редактировать». Информация на титульном листе частично заполнится автоматически по введенным ранее данным.

Первый и второй раздел заполните вручную и сохраните. Экстерн автоматически проверит форму перед отправкой по контрольным соотношениям Росстата. Все ошибки можно исправить прямо в системе, перейдя в режим редактирования.

Затем подпишите отчет электронной подписью и направьте в Росстат.

Подробная инструкция по отправке отчетности.

С 2023 года в службу занятости нужно сдавать на три отчета больше. К утвержденным ранее формам добавили отчеты о введении режима простоя, об организации дистанционной работы и об отпусках без сохранения зарплаты.

Про действующему законодательстве отчитываться перед службой занятости обязаны все, кто нанимает на работу персонал.

На практике отчитываются только государственные, крупные и средние компании. Малый бизнес чаще всего игнорирует эти отчеты.

Но нужно иметь в виду, оштрафовать могут любую компанию, вне зависимости от размера.

Управленческий учет: с нуля до настройки в 1С, Excel и Google-таблицах

Уметь настраивать и вести управленку — значит быть полезным для руководителей. Научитесь понимать, откуда приходят и куда уходят деньги компании на курсе повышения квалификации от «Клерка».

Посмотреть бесплатный урок и записаться

Какими документами введена обязанность отчитываться перед службой занятости

Обязательная отчетность в центры занятости установлены в нескольких документах.

Формы отчетности в центр занятости с 2023 года

Формы отчетности утвердил Минтруд приказом № 786 от 16.12.2022. Всего 8 форм. В 2022 году их было всего 5.

Это такие формы:

Таблица. Отчетность в центры занятости для организаций и ИП с работниками

Сразу обратим ваше внимание на то, чтопредставлять в службу занятости информацию об отпусках без сохранения заработной платы и организации «дистанционки» закон работодателя не обязывает.

Соответственно, не установлены и сроки предоставления такой информации.,

Кроме того, сохраняется отчетность о наличии и закрытие вакансий через портал «Работа России».

Вместо 5 форм отчетов, которые сдавали в 2022 года, с 1 января 2023 года введены 8 форм отчетов в службу занятости.

Отчеты о введении режима простоя, об организации дистанционной работы и об отпусках без сохранения зарплаты – это новые формы отчетов.

Как сдавать отчеты

Порядок представления отчетности в службу занятости утвержден постановлением Правительства от 30.12.2021 № 2576.

Отчетность можно сдавать в центр занятости лично, курьером, по почте, электронно на сайте Минтруда – через портал «Работа в России».

Но большинство организаций с 2022 года обязаны отчитывать только в электронном формате через портал «Работа в России». Это те же организации, которым вменили в обязанность размещать на госсайте вакансии.

Кто обязан размещать вакансии на сайте «Работа России» и отчитываться по ним

Свои вакансии на сайте «Работа в России» обязаны размещать организации и ИП, если выполняется одной из условий:

Эта обязанность не установлена только для госсектора, публиковать свои вакансии должны все, у кого численность работников превысит 25 человек.

Если организация принимает на работу соискателя, направленного сайтом «Работа в России», нужно уведомить об этом службу занятости в пятидневный срок. Сделать это нужно также через портал «Работа в России».

Если соискателю отказано в приеме на работу, нужно направить электронное уведомление, в котором следует указать день собеседования и причины отказа в приеме на работу.

Отчет по квоте для инвалидов

Квоты на прием инвалидов установлены статьей 21 ФЗ от 24.11.1995 № 181-ФЗ. А требование сдавать отчетность – пунктом 3 статьи 25 Закона № 1032-1.

Квоты установлены не для всех компаний. Они должны соблюдаться в компаниях с численностью не менее 35 работников.

Компании, в которых численность работников превышает 100 человек, обязаны соблюдать квоты по приему на работу инвалидов в размере от 2 % до 4 % среднесписочной численности работников.

Для компаний, где численность работников составляет не менее 35 и не более 100 человек, квота на прием инвалидов может устанавливаться местными властями в размере не выше 3% от среднесписочной численности работников.

Размер квот на прием инвалидов

Отчетность о приеме на работу инвалидов по квотам сдается в службу занятости ежемесячно. Конкретные сроки отчетности устанавливают региональные власти. Единого для всех дня сдачи отчетности не установлено.

Единой для всех формы отчетности также нет. Поэтому форму, установленную в конкретном регионе нужно искать на сайте региональной службы занятости.

По общим правилам в отчете о квотировании рабочих мест для инвалидов указывают: общее число сотрудников-инвалидов; количество рабочих мест; количество вакантных мест для людей с ограниченными возможностями.

Отчет о незакрытых вакансиях в центр занятости

Требование предоставлять отчет в центр занятости о наличии свободных вакансий установлено пунктом 3 статьи 25 Закона № 1032-1. Отчет сдается ежемесячно.

Отчетность о сокращении персонала

Организация, планирующая сокращение, за два месяца до этого, одновременно с уведомлением работников, обязана подать в центр занятости уведомление о сокращении штата.

Если планируется массовое сокращения штата, сведения об этом нужно подать в центр занятости за три месяца до начала сокращений.

Отчет о введении режима неполного рабочего времени, простоя

Сообщать о введении режима неполного рабочего времени в органы службы занятости работодатели обязаны с 2009 года.

Сделать это необходимо в течение трех рабочих днейпосле принятия решения о проведении соответствующих мероприятий (п. 2 ст. 25 Закона от 19.04.1991 г. № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»).

К отчету нужно приложить копию приказа о введении на предприятии режима неполного рабочего времени.

Ответственность за не сдачу отчетности в центр занятости

Ответственность за непредставление или несвоевременное представление в службу занятости отчетов установлена статьей 19.7 КоАП.

Обо всем, что меняется в законах для бухгалтера в 2023 году, сможете спросить экспертов «Клерк. Премиум». Самая крутая подписка для бухгалтера – сможете получить ответы на все свои вопросы, заказывать нашим экспертам статьи и смотреть вебинары в любое время. Подпишитесь, пока скидка!

Компании, которая игнорирует отчетность в ЦЗ грозит административный штраф:

За нарушение законодательства по квотированию рабочих мест для инвалидов грозит штраф в размере от 5 000 до 10 000 рублей на основании ст. 5.42 КоАП.

Несданная отчетность может спровоцировать проверку со стороны трудовой инспекции. В итоге штрафы могут оказаться намного больше.

Данная форма вводится в действие с отчета за январь 2023 года.

Отчет П-4

Новая форма утверждена приказом Росстата от 29.07.2022 № 532. Она действует с отчета за январь 2023. Руководство по заполнению и бланк даны в приложении № 12 к Приказу. Также нужно учитывать указания, утвержденные приказом Росстата от 30.11.2022 № 872.

Основные изменения связаны с заполнением средней численности работников и выплат социального характера. В сам бланк внесли небольшие технические правки, которые не повлияют на порядок заполнения.

Кто сдает форму П-4

Форму сдают все юридические лица, независимо от коммерческой составляющей их работы, кроме субъектов малого предпринимательства. Форма собственности и вид деятельности тоже не влияют на обязанность представить отчет. На общих основаниях сдают форму:

Исключением стали организации, у которых за предшествующие 2 года средняя численность сотрудников не превысила 15 человек и годовая выручка не превышала 800 млн рублей. Вместо формы П-4 они раз в год сдают аналогичные сведения по форме № 1-Т. Это касается не всех компаний, а только организационно-правовых форм, перечисленных в указаниях к заполнению отчета. Проверить, должны ли вы сдать П-4, можно через сервис Росстата.

Также вместо отчетности по форме респонденты, у которых не было сотрудников и выплат зарплаты в течение отчетного года, могут направить официальное письмо с разъяснениями или подписанный пустой бланк формы с заполненным титульным листом.

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет. Дарим доступ в Экстерн на 14 дней!

Сроки и периодичность сдачи отчетности по форме П-4

С 2020 года одни компании сдают отчет ежемесячно, а другие — ежеквартально. Период, за который нужно заполнить и сдать форму, зависит от того, в какую категорию попал респондент.

Каждый квартал форму сдают организации, у которых за прошедшие два года в среднем было не больше 15 сотрудников и 800 млн рублей выручки, не считая компаний тех организационно-правовых форм, которые освобождены от сдачи.

Они представляют отчет до 15-го числа после каждого квартала. То есть 15 апреля, 15 июля, 15 октября и 15 января.

Каждый месяц форму сдают все остальные организации, не попавшие в первую группу. Также, независимо от численности сотрудников и суммы выручки, ежемесячно сдают форму компании с лицензией на добычу полезных ископаемых и те, кто зарегистрирован или реорганизован в 2021 и 2022 годах.

Они представляют отчет до 15 числа после окончания каждого месяца.

Если вы не уверены, в какую категорию попадаете, проверьте свою обязанность отчитаться.

Отчет П-4 можно сдать только в электронном виде, в том числе  через сервисы электронного документооборота.

Инструкция по заполнению формы

Рассматриваемый отчет в службу статистики включает титульный лист и большую таблицу.

Заполнение титульного листа

Титульник стандартный, он включает сведения, которые организация указывает в любом статистическом отчете. Для начала впишите отчетный период в формате «апрель 2023.

Далее в соответствующей строке укажите полное наименование организации, как оно дано в регистрационных документах, а в скобках укажите краткое название.

В строку «почтовый адрес» впишите название субъекта РФ, города, улицы и дома, не забудьте указать и индекс, который соответствует юрадресу. Если фактически вы работаете в другом месте, то укажите актуальный адрес, по которому ведете деятельность.

Заполнение табличной части

В табличной части все показатели работы организации разбиваются по кодам ОКВЭД и соответствующим им видам деятельности. Код ОКВЭД нужно указать в графе В. Их количество индивидуально для каждой организации.

Организации, предоставляющие форму ежемесячно заполняют все графы за каждый месяц ежеквартально — нарастающим итогом с начала года.

Строка 01 — результирующая, она представляет собой сумму всех показателей, разделенных по видам деятельности. Соответственно, строка 01 по графам 1–11 должна быть равна сумме строк 02–11. Обязательно проверьте это соотношение перед сдачей.

Как рассчитать среднюю численность сотрудников

Данные по средней численности сотрудников приводятся в графе 1. Далее в графах 2–4 из нее нужно выделить численность списочных сотрудников, внешних совместителей и работников по ГПД.

В зависимости от того, за какой период вы сдаете форму, данные в графах будут меняться. Те, кто сдает форму ежемесячно, указывают численность за прошедший месяц. А те, кто сдает форму каждый квартал, — за период с начала года.

Не нужно включать в показатель следующие категории сотрудников:

Все данные для расчетов можно получить в табелях рабочего времени. При этом по внешним совместителям численность определяется пропорционально времени, которое они фактически отработали. Численность работников по ГПД рассчитывается на каждый день срока действия договора.

Порядок вычисления средней численности за месяц выглядит так:

Сумма численности сотрудников на каждый день месяца / Количество дней в месяце

Если вы отчитываетесь ежеквартально и должны рассчитывать показатель нарастающим итогом, то порядок практически идентичный:

Сумма численности сотрудников в каждом месяце / Число месяцев в отчетном периоде

Автоматизируйте работу с сотрудниками: рассчитывайте зарплату, НДФЛ, взносы, оформляйте кадровые документы прямо в Экстерне

Как посчитать отработанные человеко-часы

Графы 5 и 6 все респонденты заполняют раз в квартал и нарастающим итогом: первый квартал, полгода, 9 месяцев и год.

В количество человеко-часов включаются все часы, которые отработали сотрудники. В том числе сверхурочные, работа по праздникам и выходным, командировки. Данные тоже есть в табеле учета рабочего времени.

Не нужно включать в расчет:

Заполнение данных о фонде зарплаты

Данные о ФОТ приводятся в графе 7, далее они детализируются в графах 8–10 в зависимости от категории работника, получившего выплату.

В фонд включаются начисленные организацией суммы зарплаты, компенсации, доплаты, премии, единоразовые поощрения, оплата питания и проживания сотрудников. В расчет включаются как денежные, так и натуральные выплаты в виде товаров и услуг. Полный перечень дан в пп.82.1 п. 5.1 Приказа Росстата от 30.11.2022 № 872.

Данные указывайте с учетом НДФЛ, удержаний по исполнительным листам и прочих.

Что включать в выплаты соц. характера

Сведения в графу 11 все респонденты вносят раз в квартал нарастающим итогом.

В эту графу попадают суммы предоставленных работникам социальных льгот, в том числе на отдых, проезд, лечение, трудоустройство. Подробнее о выплатах, которые входят в графу, говорится в пп. 86 п. 5.1 Приказа Росстата от 30.11.2022 № 872.

После окончания заполнения формы проверьте контрольные соотношения и передайте отчет на подпись руководителю или уполномоченному лицу.

Ответственность за несвоевременную сдачу

За нарушения порядка сдачи, которые могут выражаться в опоздании, непредставлении сведений или представлении недостоверных сведений по форме, положен штраф по статье 13.19 КоАП.

Наказание для организации составит от 20 до 150 тысяч рублей в зависимости от типа нарушения и количества подобных прецедентов. Дополнительный штраф может быть наложен на должностное лицо в сумме от 10 до 50 тыс. рублей.

Имейте в виду, что Росстат ждет отчет даже от тех компаний, которые не осуществляли деятельность в отчетном году и не имели никаких показателей для отчета: сотрудников и выплат зарплаты.

Как сдать П-4 через Экстерн

Чтобы сдать форму П-4 с помощью системы Экстерн, заполните отчет в системе или загрузите отчет из файла. Перед отправкой Экстерн проверит отчет на ошибки. Если ошибки будут найдены, система не даст отправить отчет. После того как вы исправите ошибки, передайте отчет в Росстат.

Общие сведения о работодателе

Проверьте автоматически предзаполненные сведения из профиля организации на портале «Работа России» и заполните остальные поля блока.

Если вы не индивидуальный предприниматель, то поле обязательно для заполнения.

<img class="img-fluid" src="https://trudvsem.ru/information/resources/upload/information-pages/instruction/instruction-n%20

.png» title=»»>

Контакты

Проверьте автоматически заполненные сведения из профиля организации на портале «Работа России». При необходимости сведения можно скорректировать вручную. Уведомления будут приходить в личный кабинет на портале «Работа России» и дублироваться на указанную электронную почту.

<img class="img-fluid" src="https://trudvsem.ru/information/resources/upload/information-pages/instruction/instruction-n%20

.png» title=»»>

Адрес фактического нахождения отчитывающейся организации/места проживания индивидуального предпринимателя

Заполните блок сведений.

<img class="img-fluid" src="https://trudvsem.ru/information/resources/upload/information-pages/instruction/instruction-n%20.png» title=»»>

Место предоставления сведений

Выберите субъект Российской Федерации (РФ), в соответствии с расположением рабочих мест. Выберите центр занятости населения, куда будут представлены сведения.

<img class="img-fluid" src="https://trudvsem.ru/information/resources/upload/information-pages/instruction/instruction-n%20

.png» title=»»>

Списочная численность работников отчитывающейся организации в субъекте

Укажите количество работников

<img class="img-fluid" src="https://trudvsem.ru/information/resources/upload/information-pages/instruction/instruction-n%20

.png» title=»»>

Среднесписочная численность работников за отчётный период (без учёта работников, условия труда которых отнесены к вредным и (или) опасным условиям труда по результатам специальной оценки условий труда за отчётный период)

<img class="img-fluid" src="https://trudvsem.ru/information/resources/upload/information-pages/instruction/instruction-n%20

.png» title=»»>

Выполнение квоты для приёма на работу инвалидов

<img class="img-fluid" src="https://trudvsem.ru/information/resources/upload/information-pages/instruction/instruction-n%20

.png» title=»»>

Сведения о работающих инвалидах

Передвиньте переключатель , если есть работники, имеющие инвалидность и укажите информацию по каждому из них, с помощью кнопки «Добавить»

<img class="img-fluid" src="https://trudvsem.ru/information/resources/upload/information-pages/instruction/instruction-n%20

.png» title=»»>

Количество специальных рабочих мест для трудоустройства инвалидов

Укажите количество рабочих мест.

<img class="img-fluid" src="https://trudvsem.ru/information/resources/upload/information-pages/instruction/instruction-n%20
.png» title=»»>

Численность инвалидов не трудоустроенных в счет установленной квоты, на конец отчётного периода, чел

<img class="img-fluid" src="https://trudvsem.ru/information/resources/upload/information-pages/instruction/instruction-n%20.png» title=»»>

Численность инвалидов, работающих сверх установленной квоты на конец отчётного периода, чел

Укажите количество работников.

<img class="img-fluid" src="https://trudvsem.ru/information/resources/upload/information-pages/instruction/instruction-n%20
.png» title=»»>

Информация о локальных нормативных актах, содержащих сведения о рабочих местах, выделенных или созданных для трудоустройства инвалидов (действующих в отчётном периоде)

Передвиньте переключатель , если есть локальные нормативные акты и укажите информацию по каждому из них, с помощью кнопки «Добавить»

<img class="img-fluid" src="https://trudvsem.ru/information/resources/upload/information-pages/instruction/instruction-n%20

.png» title=»»>

Информация о заключении соглашения о трудоустройстве инвалидов с иной организацией или индивидуальным предпринимателем

Передвиньте переключатель , если есть заключённые соглашения о трудоустройстве инвалидов с иной организацией или индивидуальным предпринимателем и укажите информацию по каждому из них, с помощью кнопки «Добавить»

<img class="img-fluid" src="https://trudvsem.ru/information/resources/upload/information-pages/instruction/instruction-n%20

.png» title=»»>

Иные сведения

Заполните поле при необходимости.

<img class="img-fluid" src="https://trudvsem.ru/information/resources/upload/information-pages/instruction/instruction-n%20.png» title=»»>

Отправка отчёта

Для отправки отчёта нажмите на кнопку «Подписать и отправить».

Начните заполнять отчёт прямо сейчас

В январе 2023 года Минтруд разъяснил, что работодатель может вести кадровый электронный документооборот одновременно с помощью портала «Работа России» (Единой цифровой платформы, ЕЦП) и собственной информационной системы (письмо № 14-6/ООГ-303 от 20.01.2023). Это важно, поскольку компании используют ЕЦП для сдачи отчетности в центры занятости населения (ЦЗН).

Отчитывайтесь по сотрудникам через Экстерн. В сервисе всегда актуальные формы и встроенные проверки

Сведения в центр занятости направляют все компании и ИП, у которых есть хотя бы один работник по трудовому договору (ст. 25 Закона РФ от 19.04.91 № 1032-I). Но состав отчетности, а также порядок ее подачи могут зависеть от размера организации и формы собственности.

Точные сроки представления сведений в ЦЗН могут различаться в разных регионах. По некоторым отчетам они нормативно не установлены. Поэтому лучше всегда уточнять в местном центре занятости, в какие даты им подавать информацию.

Для взаимодействия с ЦЗН используется Единая цифровая платформа. На ней обязаны размещать сведения следующие категории работодателей (п. 3.2 ст. 25 Закона РФ № 1032-I):

Прочие ИП и компании могут направлять отчёты в ЦЗН через платформу «Работа России» или сдавать их в бумажном виде — через Почту России, с описью вложения (письмо Минтруда от 29.04.2022 № ПГ/09700-4-3).

Инструкция по регистрации на ЕЦП приведена по адресу https://trudvsem.ru/help/login. Для пользовании платформой понадобится ключ электронной подписи. Получить его вы можете в удостоверяющем центре «Контур».

Работодатели сообщают в ЦЗН:

В некоторых регионах Центры занятости собирают также отчеты по охране труда, но эту информацию советуем уточнять в местном ЦЗН.

Инструкции по заполнению сведений по приказу Минтруда № 24 есть в самом приказе (Также Минтруд в марте 2023 года разъяснил особенности сдачи отчетности в ЦЗН по Приказу № 786 (письмо Минтруда России от 03.03.2023 № 16-3/ООГ-383). Поэтому приведем только общие сведения, которые важно помнить кадровику.

Отчет о ликвидации, сокращении штата или численности

Сведения направляют все работодатели, которые приняли решение:

Компании направляют данные по форме приложения 1 к приказу № 24 за два месяца до начала соответствующих мероприятий, а при массовом увольнении — за три месяца (п. 2 ст. 25 Закона РФ № 1032-I). И П предоставляют сведения за 14 календарных дней.

Критерии массового увольнения смотрите в отраслевых или тарифных соглашениях, которые применяются в вашей компании (ст. 82 ТК РФ). Дополнительную информацию можно уточнить в местном ЦЗН.

Отчет направляется в центр занятости того населенного пункта, в котором работают увольняемые сотрудники.

Отчет о введении неполного рабочего времени

Сведения нужно направить в случае, если:

Если неполное рабочее время устанавливается по соглашению с работником, например, с матерью ребенка до трех лет, то сообщать в ЦЗН об этом не нужно.

Отчет сдают не позднее трех рабочих дней после принятия соответствующего решения, то есть издания приказа работодателя (п. 2 ст. 25 Закона РФ № 1032-I). Сведения направляются в ЦЗН по месту работы сотрудника с режимом неполного рабочего времени.

Отчет о простое

Сведения передают в ЦЗН компании и ИП, которые приостановили производство по любой причине (п. 2 ст. 25 Закона РФ № 1032-I). Например, к предприятию применена такая мера как административное наказание.

Информацию нужно подать не позднее трех рабочих дней в центр занятости по месту простоя после принятия решения о приостановке.

Отчет об организации дистанционной работы

Работодатели сообщают в местный ЦЗН обо всех случаях перевода на удаленную работу, в том числе по заявлению работника, если они связаны с негативной ситуацией на предприятии, которая также может повлечь массовое увольнение.

В отчете отдельно указывается число сотрудников, для которых введена «дистанционка» в исключительных случаях: по причине чрезвычайной ситуации, аварии, несчастного случая.

Сроки подачи сведений нормативно не урегулированы.

Отчет об отпусках без сохранения заработной платы

С 2023 года нужно сообщать в местный ЦЗН об оформлении работникам неоплачиваемых отпусков. Но только в том случае, если это связано с негативной ситуацией на предприятии, которая может повлечь массовое высвобождение сотрудников. Например, завод приостановил производство и вынужден сокращать ФОТ любыми законными способами.

Срок сдачи отчета не установлен. Направляют сведения в ЦЗН по месту работы «отпускника».

Сдавайте ЕФС-1 через Экстерн. В сервисе всегда актуальные формы и встроенные проверки

Отчет о банкротстве

Сведения направляют все работодатели, в отношении которых суд ввел банкротство (п. 3 ст. 25 Закона РФ № 1032-I). Отчет сдают ежемесячно, с начала до окончания процедуры.

Информацию направляют в центр занятости по месту нахождения компании или месту проживания ИП-работодателя.

Информация о квотировании и создании специально оборудованных рабочих мест

Работодатели, у которых среднесписочная численность превышает 100 человек, обязаны выделять специальные рабочие места для инвалидов (п. 1 ст. 13.2 Закона РФ № 1032-I). Для предприятий со штатом 35-100 человек квота устанавливается законом субъекта РФ.

Такие работодатели ежемесячно отчитываются в ЦЗН по месту своего нахождения (месту нахождения филиала):

С 1 сентября 2022 года изменились Правила выполнения квоты (приложение к постановлению Правительства РФ от 14.03.2022 № 366). С этой даты недостаточно выделить вакансии для трудоустройства лиц с ограниченными возможностями или заключить соглашение с другим работодателем, в том числе общественным объединением инвалидов, для их приема на работу. Квота считается выполненной, когда с соискателем заключен трудовой договор (п. 5 Правил № 366).

Все отчеты по приказу № 24 направляются через ЕЦП или в бумажном виде через Почту России.

Сведения о трудоустройстве кандидата от ЦЗН

Центры занятости могут направлять к работодателям, разместившим вакансии, безработных граждан для собеседования. Компании и ИП в течение пяти дней должны сообщить в ЦЗН о приеме таких кандидатов на работу (п. 5 ст. 25 Закона РФ № 1032-I). При отказе в трудоустройстве надо проинформировать Центр занятости о причинах отказа.

Информацию можно направить двумя способами:

С 1 января 2023 года работодатели должны актуализировать информацию на ЕЦП в течение одного рабочего дня с даты принятия решения, которое повлекло такие изменения (п. 4 приказа № 786). В том числе в такой срок нужно обновить сведения о переводе работника на «удаленку» или оформлении отпуска без сохранения заработной платы.

За непредставление или нарушение сроков отчетности в центры занятости предусмотрена административная ответственность. Это предупреждение или штраф:

О такой ответственности работодателей предупредил Роструд на сайте «Онлайнинспекция.рф».