Работа в России в электронном управлении кадровыми документами и КЕДО с порталом госуслуг

Пилотный проект по переходу на кадровый документооборот в электронном виде

Бизнес стремится к цифровизации всех процессов, влияющих на его доходность. К их числу относится и кадровое делопроизводство. Переход на электронный кадровый документооборот (КЭДО) позволяет уменьшить расходы на печать, логистику, обработку и хранение документации. Положительным моментом внедрения системы становится и ускорение кадровых процессов, а также сокращение трудозатрат на оформление и поиск требуемой документации.

Переход на электронный документооборот в кадровом делопроизводстве стартовал 5 мая 2020 года. Сначала планировалось, что он продлится до 31 марта 2021 года, однако позже сроки перенесли на 15 ноября 2021 года. Участие в эксперименте могли принять ИП и юрлица вне зависимости от организационно-правовой формы и типа бизнеса. Организации, которые успели начать переход на электронный кадровый документооборот (КЭДО) ранее, испытали меньше всего трудностей в процессе.

Пилотный проект охватывал различные типы документов, связанных с работой и предлагаемых на подпись сотрудникам после ознакомления, в том числе соглашения о внесении корректировок в трудовой договор, отпускной график, нормативные акты локального характера.

Результатом проведения эксперимента по переходу на КЭДО стали изменения в трудовом законодательстве, регулирующие вопросы электронного документооборота в сфере трудовых отношений.

Как перейти на кадровый электронный документооборот (КЭДО)

Электронный кадровый документооборот упоминался ещё в 2013 году — в Трудовой кодекс РФ была внесена глава касательно дистанционных работников. В ней описывалась процедура взаимодействия работодателя с удалённым персоналом. Сюда входил и обмен документами в цифровом формате без необходимости личной коммуникации.

Развитие электронного документооборота в России, а также необходимость перевода сотрудников на дистанционную работу в период пандемии, подтолкнули к переходу на
КЭДО в делопроизводстве.

По инициативе Минтруда РФ в 2020-2021 годах был проведён эксперимент по внедрению ЭДО в кадры. Затем в ТК РФ были внесены изменения, позволяющие организациям создать больше возможностей для удалённого трудоустройства соискателей, и перейти на электронный документооборот в кадрах.

Расскажем, какие изменения в трудовом законодательстве привели к возможности организовать кадровое делопроизводство в компании в электронном виде, а также о том, как организовать переход на КЭДО пошагово.

Горячая линия Центра занятости населения России, как написать обращение?

В этой статье выясним, есть ли горячая линия Центра занятости, по каким телефонам могут обращаться граждане? С какими вопросами смогут помочь специалисты, как написать обращение онлайн?

Об организации

Федеральная служба по труду и занятости — федеральный орган создан для решения споров, оказания гос. услуг, решения любых сложностей, возникающих в области трудовых отношений. Одна из главных задач органа занятости это консультирование и ответы на вопросы юридических и физически лиц, по темам, связанным с рабочей миграцией, организацией работы и любых иных отношений в сфере труда.

Если на официальном сайте найти ответы по интересующим темам, не удалось, рекомендуем обратиться в службу поддержки. Контакт-центр готов предоставить информацию по работе.

Как написать обращение в Центр занятости?

Если нужно оставить сообщение специалистам, воспользуйтесь одной из форм:

Написать обращение или даже позвонить получиться через Скайп, введя в поисковой строке фразу — support-rostrud.

Телефон горячей линии Центра занятости

Для поддержания оперативной связи с организацией требовался запуск отдельного канала. Поэтому действующая горячая линия направлена на решение острых и срочных вопросов.

Позвонить можно на бесплатный телефон горячей линии в России — 8 800 707 88 41. Звонок доступен из любого региона, со всех городских, мобильных устройств.

Дополнительно в регионах найдутся местные номера телефонов, по которым аналогично можно дозвониться и получить консультацию. Для примера, в Москве можно звонить по единому региональному номеру — +7 (495) 698 82 06, звонок платный и зависит от условий вашего оператора.

Адреса на карте

Адреса, телефоны и режим работы Центров занятости можно посмотреть на Яндекс Картах.

Для каких случаев предназначена горячая линия?

Обратившись по телефону службы занятости, граждане могут урегулировать следующие вопросы:

• Решение трудностей с соблюдением трудового законодательства.
• Консультации в связи с изменениями в законах, актах.
• Написание жалоб, предложений.
• Обжалование правовых актов.
• Помощь с открытием и активацией личного кабинета.
• Консультации по общим вопросам законодательства в сфере трудовых отношений.

В каком случае поддержка не сможет помочь?

Поддержка помогает по общим вопросам, но для решения проблемы предметно, потребуется обратиться в представительство организации и предъявить пакет документов. Информацию о порядке обращений можно уточнить по горячей линии.

Связь с поддержкой через приложение

Дополнительно получить консультацию можно и в мобильном приложении.

Скачивайте, устанавливайте мобильное ПО и общайтесь со специалистами организации в удобной форме.

При написании обращений, уточняйте тему, причину, ФИО, контакты, чтобы сотрудникам было проще разобраться.

Как написать жалобу?

• По электронной почте.
• Через вкладку «Написать обращение».
• Заполнив форму на сайте или в приложении.

Чаще граждане прибегают к использованию контакт-центра, связываясь с операторами техподдержки по телефонам. Оставляют жалобы и в региональных отделениях, используя «Книгу жалоб и пожеланий».

Другие способы связи

Среди альтернативных способов общения, можно рассмотреть и социальные сети.

Официальные сообщества Центра занятости есть в соц. сетях:

Время работы

Режим работы ежедневный (за исключением субботы и воскресенья) в период с 09:00 до 18:00 часов, перерыв с 12:00 до 13:00.

О сервисе

«Работа в России» — это единая общероссийская база вакансий и резюме. Сервис поддерживается федеральной службой по труду и занятости России. Граждане и юридические лица, могут публиковать информацию о вакансиях, резюме, предложениях независимо от региона, подавать заявление на пособие, регистрироваться в центр занятости онлайн и т. Ресурс доступен в любом регионе РФ для всех желающих.

Если возникли вопросы по поводу доступа, не знаете, как авторизоваться, трудности с поиском информации, воспользуйтесь разделом «Частые вопросы» или оставьте свое сообщение специалистам техподдержки.

Электронная подпись для кадрового ЭДО

В процессе перехода на кадровый электронный документооборот (КЭДО) нужно будет обеспечить штат электронными подписями. Электронная подпись (ЭП) представляет собой данные в цифровом формате, позволяющие идентифицировать лицо, которое ставит подпись на электронном документе. ЭП — альтернатива обычной рукописной подписи.

Согласно Федеральному закону от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ, существует три разновидности ЭП:

• Простая. Используется для подтверждения личности, однако не гарантирует неизменность текста документа после его подписания — в него могут быть внесены правки. Применение простой подписи допускается лишь при наличии соответствующего соглашения с участниками совершаемого электронного обмена.
• Усиленная неквалифицированная. Подходит для подтверждения личности, при этом доказывает отсутствия правок в тексте документа. Защита сведений обеспечивается криптографическими алгоритмами. Чтобы ЭП данного типа была признана юридически значимой, понадобится заключить соответствующее соглашение между компанией и работником. Такой вид подписи работники могут использовать для подписания большинства документов.
• Усиленная квалифицированная. Имеет те же признаки, что и УНЭП. Однако её выдают исключительно в специальных удостоверяющих центрах, получивших аккредитацию. Такая подпись обеспечивает полную юридическую силу документа, поэтому она необходима руководителям организаций и сотрудникам кадровой службы.

Как подписывать электронные документы

Для работы с электронными документами у работодателя и работника должна быть электронная подпись. До принятия закона существовало три вида подписей:

• усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП);
• усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП);
• простая электронная подпись.

Закон № 377-ФЗ ввел два дополнительных вида:

• усиленную неквалифицированную подпись, полученную через электронное правительство (УНЭПгос);
• простую электронную подпись, полученную для обращения за государственными и муниципальными услугами в электронном виде (ПЭПгос).

Памятка по видам подписей — в нашей шпаргалке.

В конце статьи есть шпаргалка

Для подписания документов работодатель может использовать:

• УКЭП;
• УНЭП, если такой порядок утвержден внутренним документом;
• УНЭП, полученную через электронное правительство.

Работник дополнительно может использовать ПЭП, если внутренним документом работодателя утвержден такой порядок подписания и требования к безопасности.

Особый порядок разработан для подписания наиболее важных кадровых документов.

Работодатель обязан использовать только УКЭП и УНЭПгос для:

• договорных документов: трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, договора на получение образования с отрывом или без отрыва от производства;
• дополнительных соглашений к договору;
• приказов о дисциплинарных взысканиях,
• уведомлений об изменении условий трудового договора по ст. 74 ТК РФ, то есть по организационным и технологическим причинам.

Работник с помощью УКЭП, УНЭП и УНЭПгос может подписывать:

• договорные документы: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования с отрывом или без отрыва от производства и допсоглашения к ним;
• дополнительное соглашение о переводе на другую работу.
• заявление об увольнении и заявление об отзыве такого заявления;
• ознакомление с уведомлением об изменении условий трудового договора (по ст. 74 ТК РФ).
• ознакомление с приказом о взыскании в ИС работодателя.

Все иные документы работник может подписывать любой подписью, включая ПЭП, если работает в информационной системе своей организации.

Какие изменения произошли в кадровом делопроизводстве

21 ноября вступил в силу Федеральный закон от 21 ноября 2021 года № 377-ФЗ о поправках в ТК РФ, позволяющих организациям перейти на электронный документооборот в кадровом делопроизводстве.

• в законодательстве появилось определение КЭДО;
• утвердили список документов, которые остаются в бумажном виде: приказ об увольнении, акт о несчастном случае на производстве, а также документы о прохождении работником инструктажа по охране труда;
• появились ограничения по использованию видов электронных подписей для ряда документов;
• приказ о приёме на работу перестал быть обязательным документом;
• обновился статус документов, созданных в ходе эксперимента Минтруда России.

Организация КЭДО может осуществляться на базе единой цифровой платформы «Работа в России», либо информационной системы работодателя.

Требования по электронному взаимодействию с дистанционными работниками остались прежними с возможностью применения новых положений.

Переход на КЭДО не является обязательным — организация вправе самостоятельно определиться в необходимости перехода на электронный кадровый документооборот. Тем не менее Минтруд РФ планирует, что к 2023 году кадровый электронный документооборот станет для компаний обязательным.

Как написать в службу поддержки портала «Работа в России»?

Если использовать форму обратной связи, пользователям необходимо уточнить информацию:

• ФИО.
• Контакты.
• Тему, причины.
• Детально описать суть в сообщении.

Аналогично направить запрос в службу поддержки можно через учетную запись, указав тему, остальные сведения известны исходя из регистрационных данных.

Центр занятости населения города Москвы (ГКУ ЦЗН) Флагманский центр «Моя работа»

Флагманский центр «Моя работа» — это обновленный центр трудоустройства с расширенным комплексом услуг, который направлен на мотивированных соискателей, испытывающих трудности в поиске работы. В нем предоставляются следующие услуги:

• Содействие в поиске подходящей работы и составление резюме;
• Карьерное консультирование — определение карьерного сценария для соискателей;
• Обучение самостоятельному поиску работы на популярных интернет-ресурсах по поиску работы;
• Проведение открытых отборов от ведущих работодателей;
• Профориентация — помощь в выборе востребованной профессии на рынке и изменение карьерной траектории;
• Профессиональное тестирование — оценка профессиональных компетенций от ведущих разработчиков и крупных работодателей;
• Предоставление профессионального обучения и переквалификации, обучение новым профессиям;
• Проведение тренингов по поиску работы, прохождению интервью и коммуникациям;
• Психологическая помощь — помощь выхода из стрессовой ситуации соискателя, работа над повышением мотивации, веры в себя.

Предоставление государственных услуг в сфере содействия занятости.

• подбор необходимых работников;
• информирование о положении на рынке труда города Москвы.

• прием информации о наличии свободных рабочих мест и вакантных должностей;
• прием сведений о намеченном высвобождении работников в связи с ликвидацией организации либо прекращением деятельности индивидуальным предпринимателем, сокращением численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя;
• прием сведений о введении режима неполного рабочего дня (смены) и (или) неполной рабочей недели, а также о приостановке производства;
• прием заявок на привлечение и использование иностранных работников в соответствии с законодательством о правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации.

Как организовать переход на электронный кадровый документооборот

Порядок перехода на кадровый электронный документооборот включает несколько этапов.

Шаг 1. Предварительный анализ

Для начала технический аспект перехода на кадровый ЭДО предполагает выбор системы его реализации.

В общем виде схема подготовки к переходу на КЭДО такова:

• Подготовка описания уже существующих в компании кадровых процессов и сопутствующей документации. Автоматизировать работу в этой области можно лишь после того, как она будет описана. Предварительно следует определить типовые формы взаимодействия, схему согласования и прочие вопросы.
• Оценка рисков, которые несёт внедрение документооборота в компании. Каждый документ понадобится оценить с позиции возможности перевести его в КЭДО. В итоге нужно добиться отказа от чрезмерного количества бумаг и дубликатов. Здесь же проводится анализ законов в сфере труда и существующей судебной практики. Каждый кадровый документ понадобится соотнести с рядом параметров. В их числе: требования к подписи, к срокам хранения, законодательное разрешение на перевод в цифровой формат.
• Аудит имеющейся документации в отношении персонала компании. В зависимости от степени риска перевода в КЭДО их понадобится разделить на три категории:
• Низкий — необязательные документы, в числе которых трудовые книжки и ряд заявлений.
• Умеренный — бумаги, на которые не налагается непосредственный запрет на перевод в СЭД, например, табели учёта рабочего времени, отпускные графики.
• Высокий — документы, которые не покрыты законодательством РФ, либо по ним существует отрицательная судебная практика или мнение контролирующих инстанций.
• Подготовка перечня документации, подлежащей оцифровке. В рамках данного этапа перехода на КЭДО компании нужно установить, что из материалов подлежит переводу в цифровой формат. Также нужно продумать, какая ЭП потребуется в каждом случае. Автоматизация кадрового документооборота также подразумевает аудит имеющегося техоснащения.

Шаг 2. Подготовка платформы для автоматизации процессов

Дальнейший этап внедрения электронного документооборота (КЭДО) в кадровой службе — оптимизация работы. По завершении аудита следует оценить все процессы со стороны. Возможно, имеет смысл ликвидировать систему хранения нескольких версий документов. Предпочтительный вариант — типовые формы. На этой стадии можно предоставить персоналу доступ к инфосистемам.

Автоматизированная система требует выбора подходящей платформы для перехода на кадровый электронный документооборот. Здесь не существует универсального решения. Функции продолжительного хранения материалов и создания архивов может взять на себя СЭД. Перечень возможностей охватывает формирование документации согласно шаблону, передачу её на согласование и подпись с применением ЭП.

Астрал iКЭДО — облачный сервис, который позволит быстро перевести кадровое делопроизводство в электронный формат. С его помощью можно не только реализовать цифровую платформу для работы электронными кадровыми документами (личный кабинет для каждого сотрудника, общий доступ к документации, организация маршрутов согласования перед подписанием документов), но и обеспечить сотрудников электронными подписями, выпуск которых заказывается прямо в сервисе. Кроме того, Астрал iКЭДО можно интегрировать с собственной учётной системой.

Шаг 3. Разработка положения о кадровом ЭДО и уведомление работников

На заключительном этапе необходимо подготовить нормативную базу и регламенты. Следует издать положение о КЭДО, внести корректировки в трудовой и коллективный договор. На этом же этапе необходимо подготовить уведомление о переходе на кадровый электронный документооборот (КЭДО), которое получат сотрудники.
Кадровые документы сотрудника можно вести в электронном виде лишь при условии, что он письменно оформил своё согласие о переходе на КЭДО.

Если сотрудник отказался от КЭДО, то он всё равно может написать заявление о переходе в любой момент.

Получать согласие не требуется лишь от тех работников, которые в 2022 году трудоустроились впервые. Такие сотрудники автоматически переводятся на КЭДО.

Какие документы переходят в цифровой формат

Согласно Закону № 377-ФЗ исключительно в электронном виде можно оформлять не все кадровые документы, некоторые оформляются в том виде, в котором пожелал работник, а какие-то остаются только на бумаге.

Форматы и состав электронных документов еще не определены. Минтруд, Минцифры и Росархив должны разработать формы к 1 марта 2023 года. Пока вы можете использовать собственные шаблоны.

Как перейти на электронный кадровый документооборот

Организация, которая примет решение о переходе на кадровый ЭДО, должна создать локальный нормативный акт. Можно сделать отдельное положение, а можно ввести раздел в правила трудового распорядка.

В этом документе надо указать:

• сведения об используемых ИС;
• порядок доступа к ИС работодателя;
• перечень документов, которые работодатель переводит в электронный формат;
• перечень категорий работников, с которыми ведется электронный кадровый документооборот;
• срок уведомления работников о переходе на ЭКДО и о праве дать согласие на электронное взаимодействие;
• сведения о дате введения ЭКДО — не ранее дня истечения срока указанного уведомления;
• сроки и периодичность подписания работником электронных документов или ознакомления с ними;
• порядок проведения инструктажа работников по вопросам кадрового ЭДО;
• исключительные случаи, при которых допускается оформление документов на бумажном носителе;
• процедуры взаимодействия с профсоюзом, комиссией по трудовым спорам (при наличии и необходимости).

В положении о кадровом ЭДО или в ПВТР укажите сроки в рабочих, а не календарных днях. В выходные дни, праздники или в отпуске работник свободен от выполнения трудовых обязанностей, в том числе от подписания документов.

Иркутской области

В остальных случаях Вам необходимо ознакомиться с нижеследующим порядком и пройти процедуру создания личного кабинета на Интерактивном Портале, что позволит Вам обращаться в электронном виде в Службу занятости населения для получения услуг, а также различной дополнительной информации.

Порядок создания личного кабинета на Интерактивном портале следующий

• Заполните форму. Укажите учреждение службы занятости населения, в которое Вам будет удобно обратиться для подтверждения создания личного кабинета.
• На указанный Вами адрес электронной почты будет отправлено письмо. Для подтверждения адреса электронной почты пройдите по ссылке, которая указана в полученном письме.
• После этого Вам необходимо связаться с сотрудниками центра занятости, в который была направлена заявка на создание, с целью получения Регистрационной карты с Кодом активации.
• Сотрудник службы занятости активирует Ваш Личный кабинет и направит на указанный адрес электронной почты реквизиты для активации личного кабинета.
• Следуя указаниям в полученном письме, активируйте Личный кабинет.

С перечнем оказываемых услуг Вы можете ознакомиться в разделе Услуги в электронном виде

Согласие на обработку и передачу персональных данных:

Согласно пункту 4 статьи 6 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» обработка персональных данных допускается в случаях:

— предоставления государственной или муниципальной услуги в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» или обеспечения предоставления такой услуги;

— регистрации субъекта персональных данных на едином портале государственных и муниципальных услуг.

Настоящим я подтверждаю, что ознакомлен и не имею возражений против обработки, хранения и предоставления моих персональных данных, необходимых для получения государственных и муниципальных услуг, обеспечения предоставления государственных и муниципальных услуг, а также для регистрации на едином портале государственных и муниципальных услуг.

Я ознакомлен с тем, что:

— оператор, осуществляющий обработку моих персональных данных, вправе в соответствии с частью 3 статьи 6 Федерального закона от 27 июля 2006 г. №152-ФЗ «О персональных данных» вправе поручить обработку моих персональных данных другому лицу на основании заключаемого с этим лицом договора, в том числе государственного контракта, либо путем принятия соответствующего акта;

— в соответствии с пунктом 6. 1 положения о федеральной государственной информационной системе «Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме», утвержденным приказом Минкомсвязи России от 13 апреля 2012 г. № 107, получение кода активации осуществляется гражданами Российской Федерации самостоятельно без возможности представления их интересов третьими лицами в уполномоченных центрах регистрации после предъявления документа, удостоверяющего личность, и страхового номера индивидуального лицевого счета застрахованного лица в системе персонифицированного учета Пенсионного фонда Российской Федерации (СНИЛС).

В остальных случаях для создания Личного кабинета Вам необходимо лично обратиться в ближайший Центр занятости населения (контактные данные Центров занятости населения представлены в разделе «О службе занятости»). Регистрация на Интерактивном Портале позволит Вам обращаться в Службу занятости населения для получения услуг в электронном виде, а также даст возможность предоставлять предусмотренные законодательством сведения непосредственно через Интерактивный портал.

Просмотр видео При личном обращении необходимо иметь при себе

• Удостоверение личности.
• Реквизиты вашей организации.
• Подтверждение Ваших полномочий, как представителя организации.

Сотрудником службы занятости в процессе регистрации на указанный Вами адрес электронной почты будут направлены реквизиты для активации созданного Личного кабинета. Следуя указаниям, полученным в письме, Вы сможете завершить активацию Личного кабинета.

С перечнем оказываемых услуг и порядком регистрации Вы можете ознакомиться в разделе Услуги и сведения в электронном виде

Для просмотра этого видео пожалуйста включите JavaScript, или обновитесь на браузер с поддержкой HTML5 видео

Уважаемые жители Московской области, потерявшие работу!

В соответствие с Временными правилами регистрации граждан в целях поиска подходящей работы и в качестве безработных, а также осуществления социальных выплат гражданам, признанным в установленном порядке безработными, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 08. 2020 № 460 в целях поиска подходящей работы и регистрации в качестве безработного гражданина Вам необходимо обратиться в государственное казенное учреждение Московской области Красногорский центр занятости населения по месту жительства (прописке) в дистанционной форме.

Заявление в дистанционной форме заполняется гражданином в личном кабинете информационно-аналитической системы Общероссийской базы вакансий «Работа в России» (www. trudvsem. ru), при наличии подтвержденной учетной записи на Едином портале государственных и муниципальных услуг (ЕПГУ).

Просим Вас ознакомиться с порядком внесения сведений в форму заявления и внимательно заполнить все графы заявления в электронной форме. О постановке на регистрационный учет в качестве безработного гражданина и назначении Вам социальных выплат Вы будете проинформированы в личном кабинете информационно-аналитической системы Общероссийской базы вакансий «Работа в России» не позднее 11 дней с момента регистрации заявления в электронной форме в центре занятости населения.

При невозможности подать заявление в электронном виде регистрация граждан в качестве безработных осуществляется только по предварительной записи по телефону: 8-495-562-10-40 с последующим личным обращением в ЦЗН в строго указанные день и время. В назначенную дату приема иметь при себе полный комплект оригиналов документов:

диплом/ аттестат/ документы об обучении;

страховое пенсионное свидетельство (СНИЛС);

реквизиты сберегательного счета Сбербанка России (карта платежной системы «Мир»);

справка о среднемесячном заработке за последние три месяца ( по форме службы занятости) по последнему месту работы. Справку могут не предъявлять лица, прекратившие индивидуальную предпринимательскую деятельность в 2020 году.

Портал “Работа в России” открыл возможность дистанционного обращения в центры занятости

Начал действовать порядок, позволяющий гражданину подать заявление для постановки на учет в качестве безработного и оформить пособие по безработице онлайн через портал “Работа в России”.

Гражданину достаточно заполнить заявление и резюме на сайте, чтобы органы занятости начали поиск подходящих вакансий. Новый порядок исключает необходимость предоставления копии трудовой книжки, приказа об увольнении и справки о среднемесячном заработке от предыдущего работодателя. Информацию о прежнем месте работы и уровне оплаты труда, а также достоверность данных в заявлении, центры занятости будут уточнять путем межведомственного взаимодействия.

При наличии предложения вакансий будут поступать гражданину в личный кабинет. Там же соискатель сможет откликнуться на заинтересовавшее его предложение, а работодатель в свою очередь – ознакомиться с резюме, пригласить на работу или на собеседование. На 11-й день гражданину будет назначено пособие, если за это время человеку не удалось устроиться на работу.

Ранее решение о признании гражданина безработным принималось органами службы занятости после личного обращения гражданина с предъявлением в центр занятости паспорта, трудовой книжки или документов, ее заменяющих, документов, удостоверяющих его квалификацию, справки о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы (службы). Ранее если органы занятости в течение 10 дней не могли найти соискателю подходящую работу, заявитель признавался безработным. Прежде в эти 10 дней гражданин должен был лично посещать центры занятости, чтобы получать информацию о вакансиях и отчитываться о том, был ли он принят на предложенные позиции (приносить документы об отказе в трудоустройстве).

Новостная рассылка

Актуальная информация Минтруда у Вас на почте.

Интерактивный портал центра занятости населения служба поддержки

Роструд: более 160 тыс. новых вакансий разместили работодатели на прошлой неделе

По данным портала Роструда «Работа в России» trudvsem. ru за прошлую неделю, включая праздничные дни, работодатели разместили более 160 тыс. новых вакансий.

По требованию Роструда «Южно-Уральская буровая компания» погасила полугодовую задолженность по зарплате

В результате принятых инспекцией труда мер перед работниками ООО «Южно-Уральская буровая компания» погашен долг по оплате труда за полгода.

Роструд рассказал, каких специалистов ищут работодатели

«Работодатели продолжают поиск сотрудников. За прошедший месяц на портале «Работа в России» работодатели разместили, а также подтвердили актуальность около 1 миллиона вакансий по всей стра.

28 апреля – Всемирный день охраны труда

28 апреля под эгидой Международной организации труда (МОТ) ежегодно отмечается Всемирный день охраны труда.

Сотни работников воронежского «Русавиаинтер» получили зарплату после проверки Роструда

Государственная инспекция труда в Воронежской области восстановила права 423 работников АО «Русавиаинтер».

Более 10 тысяч граждан старше 50 лет обучаются дистанционно в рамках нацпроекта «Демография»

Более 10 тысяч граждан старше 50 лет, участвующих в нацпроекте «Демография», в настоящее время проходят переобучение в дистанционном формате.

Роструд помог вернуть более 94 млн рублей работникам «СтройТрансГаз-Восток» в Приморье

Сообщения о невыплате заработной платы поступили на горячую линию инспекции труда в Приморском крае.

Поздравление с 29-летием принятия закона о занятости

От имени Федеральной службы по труду и занятости поздравляем вас с 29-летием принятия федерального закона Российской Федерации «О занятости населения в Российской Федерации» и основанием г.

Роструд: работникам воронежского «Электроприбора» выплатили более 6 млн рублей

Благодаря действиям инспекции труда в Воронежской области и прокуратуры работникам НПО «Электроприбор-Воронеж» выплатили 6,3 млн рублей задержанной зарплаты.

Поиск работы и оформление пособия по безработице доступны онлайн на «Работе в России»

Как подписывать документы через ЕЦП «Работа в России»

С 1 сентября 2022 года можно будет подписывать документы через единый информационный центр «Работа в России». Работодатели могут использовать УКЭП и УНЭПгос, а работники и соискатели УКЭП, УНЭПгос и ПЭПгос.

Для наглядности все эти правила сведены в таблицу.

Эксперимент по внедрению кадрового электронного документооборота

5 мая 2020 года по инициативе Минтруда РФ стартовал эксперимент по кадровому электронному документообороту. Основанием для этого стал Федеральный закон от 24 апреля 2020 года № 122-ФЗ. Участие в эксперименте позволяло любой организации полностью отказаться от документов на бумаге. Участники получали право вести всю кадровую документацию в электронном формате с возможностью заверять документы любым видом подписи, за исключением трудового договора, который разрешалось подписывать только квалифицированной или неквалифицированной электронной подписью

Эксперимент по внедрению обязательного КЭДО представляет интерес для многих работодателей, поскольку в период пандемии им приходится подписывать кадровые документы с работниками дистанционно. Кроме того, это совпало с проводимой государством последовательной цифровизацией многих сфер жизни, в том числе сферы социально-трудовых отношений. Например:

• большинство госуслуг теперь можно получить в режиме онлайн;
• трудовые книжки для впервые устроившихся на работу сотрудников с 1 января 2021 года оформляются только в электронном виде;
• при проведении проверок надзорные органы всё чаще запрашивают электронные документы и т.д.

Изначально планировалось, что эксперимент будет завершён 31 марта 2021 года, однако затем его продлили до 15 ноября 2021 года. Результатом эксперимента стали изменения в трудовом законодательстве, позволяющие всем работодателям перейти на электронный кадровый документооборот на постоянной основе.

Каковы права и обязанности работодателей
и работников

Переход на электронный кадровый документооборот (ЭКДО) — это свободное решение работодателя. Если он принял его, то обязан информировать об этом работников и соискателей, а с действующих работников взять еще и согласие.

Со своей стороны, работник может не согласиться или попросить время на раздумье — это его право. Если человек отказывается от ЭДО, это не основание для увольнения или отказа в трудоустройстве. Если нет согласия, кадровая служба обязана выдавать и оформлять документы только в бумажном виде.

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

Рязанской области

*ПОДТВЕРДИТЬ ЛИЧНОСТЬ НА ЕПГУ МОЖНО ОНЛАЙН, НЕ ПОСЕЩАЯ ЦЕНТРОВ ОБСЛУЖИВАНИЯ И НЕ ЗАПРАШИВАЯ КОД ПОДТВЕРЖДЕНИЯ. СДЕЛАТЬ ЭТО МОЖНО ЧЕРЕЗ ИНТЕРНЕТ-БАНКИНГ ОДНОГО ИЗ БАНКОВ: СБЕРБАНК ОНЛАЙН, ТИНЬКОФФ ИЛИ ПОЧТА БАНК.

Если вы зарегистрированы на ЕПГУ, то для входа на интерактивный портал Центра занятости необходимо нажать кнопку и создать «Личный кабинет», используя имеющиеся у вас регистрационные данные учетной записи ЕПГУ

ПОСТАНОВКА НА УЧЕТ Для постановки на учет в целях поиска подходящей работы необходимо:

Мобильное приложение «Работа всем»

Мобильное приложение «Работа всем» позволяет быстро и эффективно пользоваться услугами Центра занятости населения Рязанской области. На данный момент в приложении доступны:

• удобный поиск вакансий;
• получение персональных подборок новых вакансий, соответствующих критериям соискателя;
• управление подписками на рассылки с новыми вакансиями;
• приглашение на собеседования от работодателей;
• информация о ранее поданных заявителем заявлениях на получение услуг в элктронном виде;
• информация о ярмарках вакансий и других новостях Центра занятости;
• напоминание о записи на прием в Центре занятости;
• для состоящих на учете в Центре доступны уведомления об утвержденных приказах и назначенных выплатах.

О мобильном приложении (видео)

Должен ли быть обязательным кадровый электронный документооборот

Цифровизация стала основным вектором развития в различных сферах хозяйствования. Это позволило бизнесу перевести немалую часть документов в электронный формат, сократив тем самым объём работы с бумажными документами. Кадровый электронный документооборот (КЭДО) значительно упростил работу кадровиков. Тем не менее некоторые организации всё ещё совмещают использование документов на бумаге и в электронном формате, что нередко вызывает сложности в сортировке, обеспечении надёжности хранения и тому подобном.

Работа с электронными документами имеет немало преимущество, в числе которых:

В отличие от бумажного делопроизводства ЭДО не требует затрат на бумагу и печать, а отправка документов обойдётся в 5-7 раз дешевле.

Переход на обязательный электронный документооборот (ЭДО) позволяет сохранить документы в электронном архиве, доступ к которому возможен с любого устройства. Поиск по базе данных в отличие от поиска в бумажном архиве занимает всего несколько секунд.

На отправку бумажных документов уходят не только средства, но и время. С переходом на электронный документооборот скорость передачи документов станет почти мгновенной. Сэкономленное время можно запланировать на другие задачи.

Отследить документ и его статус в системе ЭДО значительно проще. Файлы с документами практически невозможно потерять, поскольку их копии регулярно сохраняются на сервере. Передача данных осуществляется по защищённым каналам, поэтому посторонние не смогут получить доступ к ним.

Теперь сотрудники не привязаны к офису и можно существенно пересмотреть политику найма.

Ситуация с кадровыми документами аналогичная, поэтому понять, почему переход на обязательный ЭДО действительно необходим, нетрудно.

Трудовым законодательством РФ предусмотрено довольно большое количество документов, связанных с работой — более 80 типов. С учётом такого множества и нередко большого срока хранения документов (например, у трудовых договоров он составляет 75 или 50 лет, в зависимости от даты заключения договора) необходимость перехода на ЭДО обретает довольно острую форму.

И не только эти факторы стали одними из основных предпосылок. На ситуацию также повлияла пандемия коронавирусного заболевания, из-за которой многие перешли на удалённую работу. Для работодателей удалёнка в условиях пандемии стала серьёзным стимулом для перехода на кадровый ЭДО.

Какой телефон горячей линии портала «Работа в России»?

Единственный номер телефона указанный на сайте поможет получить информацию о ходе рассмотрения заявлений, по вопросам регистрации, в любой из областей России.

Единый телефон горячей линии — 8 (800) 707-88-41.

Дозвониться можно с любых стационарных, а также сотовых устройств по тарифам вашего оператора.

Если попали в затруднительное положение при регистрации, создании заявлений, вакансий или резюме, специалисты готовы помочь в решении сложностей.

Сотрудники сервиса помогут разобраться в работе системы, как для работодателя, так и для соискателей.

Подскажут, как написать резюме, ответят на замечания, жалобы или предложения.

ЭКДО при форс-мажоре

В исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия населения, например во время пандемии, работодатель вправе обязать работников перейти на кадровый электронный документооборот. В этот период работник и работодатель смогут временно обмениваться документами в электронной форме или в виде электронного образа документа с последующим представлением соответствующих документов на бумажном носителе.

Электронный образ документа — это фотография или скан-копия бумажного документа с сохранением всех реквизитов.Для временного перехода на ЭКДО необходимо разработать и утвердить локальным нормативным актом порядок действий при форс-мажоре, права и обязанности работодателя и работников, порядок и сроки перехода на ЭКДО.

Как обмениваться документами

Для обмена электронными документами участники могут использовать информационные системы (ИС):

• ЕЦП «Работа в России» — дорабатывается, будет запущена в полном объеме до 1 сентября 2022 года.
• ИС работодателя, если она позволяет:

• подписывать и хранить электронные документы;
• фиксировать факт получения электронных документов сторонами трудовых отношений.

С 1 сентября 2022 работодатель обязан обеспечить взаимодействие своей ИС и единого портала государственных и муниципальных услуг при наличии комплекса необходимых и достаточных условий, а именно:

• работник осуществляет подписание электронных кадровых документов простой электронной подписью;
• в качестве способа получения документов, связанных с работой, работник в своем заявлении указал получение соответствующих документов на «Госуслугах». Без этих условий интеграция ИС работодателя и Госуслуг — это право, а не обязанность работодателя (см. разъяснение в Письме Минтруда РФ от 06.10.2022 № 14-6/ООГ-6311).

Работники вправе выбирать способы подачи некоторых документов. К примеру, заявление о выдаче документов, связанных с работой, или их заверенных надлежащим образом копий может быть подано:

• письменно,
• через ИС работодателя,
• по электронной почте,
• через ЕЦП «Работа в России».

Электронные сообщения считаются полученными работодателем на следующий день после их направления (ч. 9 ст. 22.3 ТК РФ). Если работодатель вовремя не открыл заявление об увольнении, то это проблемы работодателя (ч. 1 ст. 165.1 ГК РФ) — отсчет двухнедельного срока начался.

Связь со службой поддержки через приложение

Приложение «Работа в России», снимки экрана.

Чаще для обращений в техподдержку граждане или организации используют официальный портал, направляя сообщения через форму обратной связи или учетную запись.

С недавних пор, обратиться стало ещё легче. Теперь достаточно установить приложение от системы, и войдя в учетную запись, кликнуть по вкладке «Техподдержка». Сервис настроен таким же образом, что разделяет запросы по группам, темам.

Установить ПО можно на большинство смартфонов, в которые работают под Android или iOS.

Жалоба должна включать детальное разъяснение, причину и тему. Можно прикрепить дополнительные материалы.

Оставить претензию можно несколькими способами:

• Через call-центр.
• По электронной почте.
• Через личный кабинет или вкладку обратной связи.

В федеральную структуру Роструд может обратиться каждый житель РФ. Консультанты горячей линии помогут решить вопросы и предоставят всю необходимую информацию. Если на сайте Роструда не удалось получить ответ, то можно воспользоваться приложением или социальными сетями.

• 8 (800) 707-88-41. Получить своевременную консультацию можно по указанному телефону горячей линии.
• 8 (495) 725-76-30. Городской номер Роструда для Москвы.
• 8 (495) 705-75-75. Официальный городской номер ЦЗН для жителей Москвы.

С понедельника по четверг звонки принимаются с 9 утра и до 6 вечера. Есть обеденный перерыв с 12 часов дня и до часу дня. Связаться со специалистом в пятницу можно с 9 утра и до 16:45. Обеденный перерыв остается неизменным с 12:00 и до 13:00. Как связаться и оставить обращение в Центре занятостиУ Федеральной службы Роструд есть личный сайт, где решаются большинство вопросов и задач. Пользователь получает всю необходимую и доступную информацию, личные справки и документы. Если необходимо связаться с консультантом, то можно воспользоваться одним из способов:

• Обратиться за помощью онлайн через сайт по ссылке выше. Пользователю нужно найти специальную функцию, которая перенаправит к специалисту.
• Обратиться за помощью через скайп support-rostrud.

Таким образом можно решить следующие вопросы:

• Написание жалоб и претензий.
• Проблемы с работой личного кабинета.
• Бесплатная беседа по всем изменениям, которые произошли в законах и актах.
• Решение рабочих вопросов и консультация по поводу подачи заявления.

Когда пользователь пишет обращение, обязательно нужно уточнить тему, свое ФИО и контакты.

Получение консультации через приложениеПолучить дополнительную консультацию или помощь можно через официальное приложение «Работа в России».

Поддержка Роструда через социальные сетиПомимо официального сайта есть и другие варианты связи. Официальное сообщество Роструда есть в следующих сервисах:Помните, что в связи с коронавирусом количество обращений на горячую линию Центра занятости сильно увеличилось, поэтому просьба проявить терпение.

( 20 оценок, среднее 3. 45 из 5 )

Похожее

Федеральный закон от 22.11.2021 № 377 ввел в Трудовой кодекс три новые статьи: 22.1, 22.2, 22.3, — которые определяют порядок перехода на кадровый ЭДО и правила создания, обмена и хранения электронных документов. Изменения касаются:

• работодателей,
• работников,
• соискателей.

Обратите внимание: переход на электронный кадровый документооборот — это не обязанность всех участников трудовых отношений, а право.

Саратовской области

Юрист в области гражданского права. Стаж работы — 17 лет.

Кривой сайт; техподдержка только письменно – телефона нет; при обращении в техподдержку отвечает исключительно робот.

После того, как пару недель назад наши власти красиво отчитались, что упрощают систему подачи заявлений на пособие по безработице во время режима самоизоляции и что теперь это можно сделать онлайн через сайт “Работа в России” (авторизация на котором проходит через портал “Госуслуги”), я был очень рад. Мрачные мысли о том, как в ближайшей перспективе я, потерявший накануне работу, голодая, варю с лаврушкой свой кожаный ремень, ем дворовых собак или иду “грабить корованы” наконец то ушли в прошлое и появилась надежда! Тут же бросился подавать заявление на пособие по безработице и увидел интересную формулировку.

Ждал неделю, каждый день заходил на сайт и “пробовал снова позже”, видя одну и ту же картину. Решил обратиться в техподдержку, это ещё та задачка, проще было найти техподдержку этого сайта, через поисковик типа яндекса и гугла, нежели в меню, собственно, самого сайта. Никаких телефонов нет (как удобно!), есть только письменная форма. Озвучил там проблему с максимальной конкретикой. Как мы увидим позже, в поле можно было просто написать “ку-ка-ре-ку” и ответ от техподдержки пришел бы тот же самый.

Надо отдать должное, ответ-отписка на почту по моему вопросу пришел быстро, в течении суток. Стандартная заготовка от робота, мол, если есть проблемы, то это не мы: либо “Госуслуги” виноваты, через которые вы заходили на сайт, либо вы правила подачи заявки на пособие по безработице не тем местом прочитали.

Правила подачи заявления я прочитал тем местом, они у меня прекрасно открываются, а вот доступа к форме заполнения заявки нет в принципе. Тогда погрешил на “Госуслуги”, позвонил им по телефону горячей линии, 15 минут послушал приятную музыку, получил ответ от специалиста, что с паспортом и с аккаунтом на “Госуслугах” у меня всё в порядке и это проблема конкретно сайта “Работа в России”.

Телефона техподдержки у сайта “Работа в России”, повторюсь, нет. При повторном обращении по форме, представленной на скиншотах выше, на почту приходит очередная отписка, идентичная предыдущей, также на скриншотах выше. Замкнутый круг!

Полагаю, эта “ошибка”, не позволяющая мне подать документы на пособие по безработице, висящая там уже две недели, пробудет там и ещё пару месяцев, и до конца карантина, а там и всё само собой рассосётся, как будто и не было никаких карантина, безработицы и обещаний о социальной помощи.

В общем, вот так, по телевизору народ красиво успокоили, что деньги есть и всем поможем, а по факту сделали так, что технически эти деньги получить нельзя. Всё в нашей стране как обычно.

Начинаю потихоньку изучать рецепты блюд корейской кухни.

Как подготовиться к обязательному кадровому ЭДО

Что нужно, чтобы подготовиться к переходу на КЭДО? На что следует обратить внимание в первую очередь?

Чтобы начать взаимодействовать с сотрудниками по кадровым вопросам через ЭДО, необходимо обеспечить работникам доступ к электронным документам через интернет и оформить на персонал электронные подписи. В КЭДО работник становится полноправным участником документооборота с доступом к своим документам. Поэтому также потребуется внести соответствующие изменения в политику информационной безопасности компании.

Сейчас решение о переходе на электронный кадровый документооборот остаётся за работодателем. Минтруд планирует сделать КЭДО обязательным уже в 2023 году. Насколько это реально?

Законодательно пока не обозначена дата тотального перехода на КЭДО, однако Минтруд потратил достаточно усилий для создания портала «Работа в России». Уже сейчас видны тенденции для выполнения функций контроля со стороны регулятора. Обязательный кадровый ЭДО неизбежен, и у организаций пока достаточно времени для подготовки к этому событию.

«Калуга Астрал» разработала сервис, который позволит компаниям организовать электронный кадровый документооборот, выпустить цифровые подписи для сотрудников и создать все необходимые условия для быстрой и удобной дистанционной обработки документов.

Андрей Журавлёв
руководитель направления Кадровый ЭДО, Калуга Астрал

29 апреля 2021 года в Госдуму на рассмотрение был внесён законопроект, дополняющий ТК РФ статьёй 22.1, которая закрепляет возможность оформления и применения кадровых документов в электронном виде без необходимости дублировать их на бумаге. Цель изменений — создание больших возможностей для удалённого трудоустройства.

Внесение поправок в Трудовой кодекс РФ позволяет гражданам устроиться на работу в другом городе и подписать трудовой договор, не посещая офис. Документы, необходимые отделу кадров, можно будет визировать дистанционно с помощью электронной подписи.

По задумке инициаторов законопроекта, для организации кадрового ЭДО будет использоваться цифровая платформа «Работа России», на которой работодатели смогут создавать и хранить кадровые документы. Подключиться к ней можно будет через портал «Госуслуги», либо через информационную систему работодателя, при условии, что она соответствует требованиям ТК РФ.

По результатам рассмотрения законопроекта, Президентом РФ Владимиром Путиным подписан Федеральный закон от 21 ноября 2021 года № 377-ФЗ.

Изменения в трудовом законодательстве, позволяющие организациям перейти на электронный документооборот, вступают в силу в следующем порядке:

• для организаций, участвовавших в эксперименте, — с 16 ноября 2021 года;
• для остальных организаций — с даты публикации Федерального закона № 377-ФЗ.

Когда станет обязательным кадровый электронный документооборот

Обязательным кадровый электронный документооборот пока что не является. Требовать обязательный КЭДО от работодателей власти посчитали нецелесообразным, поскольку на момент соответствующих изменений в трудовом законодательстве многие компании всё ещё вели документы в бумажном виде. Сейчас работодатель вправе самостоятельно определиться, будет ли компания переходить на КЭДО.

Если работодатель примет решение о переходе на кадровый ЭДО, он обязан оповестить сотрудников. Для подключения сотрудника к кадровому электронному документообороту необходимо его согласие. Однако оно не потребуется от работников, которые будут впервые устраиваться на работу после 31 декабря 2021 года. Такие сотрудники будут подключены в обязательном порядке, если КЭДО организован в компании.

Кроме того, внедрение кадрового ЭДО работодателем может быть предусмотрено коллективным договором для всей организации, если подавляющая часть сотрудников согласится перейти на новую систему. Расходы на оформление электронных подписей для сотрудников работодатель обязан взять на себя.

Согласно поправкам в ст. 68 ТК РФ, приказ об устройстве на работу перестал быть обязательным документом — подтверждением наличия трудовых отношений будет служить трудовой договор.

Для подписания вышеперечисленных документов работодатель может использовать только квалифицированную электронную подпись. Работнику разрешается использовать неквалифицированную ЭП.

В бумажном виде остаются приказ об увольнении, акт о несчастном случае на производстве, а также документы о прохождении работником инструктажа по охране труда.

Кадровый электронный документооборот обязателен будет так или иначе. В рамках программы цифровой трансформации в социальной сфере, утверждённой Правительством РФ 8 ноября 2021 года, переход работодателей на электронный кадровый документооборот будет повсеместным. Ориентировочный срок введения обязательного КЭДО по прогнозам Минтруда — до 2024 года.

Будет ли кадровый ЭДО обязателен к этому моменту, пока не ясно. Однако подготовиться к обязательному переходу на КЭДО стоит уже сейчас.

Возможные проблемы при внедрении КЭДО

Процесс перехода на кадровый электронный документооборот может вызвать затруднения в связи с необходимостью обмена документами в электронном виде работодателя с работниками, поскольку необходимо обеспечить штат электронными подписями. В особенности эта проблема актуальна для крупных предприятий, имеющих сводную организационную структуру. Основной проблемой становится высокая стоимость УКЭП. Она необходима для заверения цифровых материалов, придания им юридической силы. Так что нужно заблаговременно установить круг должностных лиц, кому обязательно потребуется ЭП. УНЭП отличается не такой высокой стоимостью, поэтому такой вид ЭП можно выбрать для обеспечения большинства сотрудников.

Ещё одной трудностью на пути перехода в цифровой формат может стать необходимость обучения сотрудников. Персонал компании следует обучить принципам эффективной работы с новой СЭД. Важно обеспечить всех работников, чьи должностные обязанности включают ведение ЭДО, пособиями, инструкциями, руководствами. Рекомендуется назначить ответственных, на кого будет возложена обязанность следить за соблюдением новых регламентов, контролировать ход обучения в каждом из подразделений в отдельности.

КЭДО станет работать достаточно эффективно лишь при условии готовности владельца организации материально вкладываться в эту процедуру. Развитие в данном направлении выгодно и сотрудникам, и самим работодателям. Работники смогут облегчить взаимодействие с кадровой службой, работодателю это даст простоту получения государственных и муниципальных услуг. Теперь все данные можно будет запросить через СМЭВ, минуя утомительный сбор массы бумажек.