ИНФОРМАЦИЯ ОБ ЭЛЕКТРОННОМ КАДРОВОМ ДОКУМЕНТООБОРОТЕ НА ПОРТАЛЕ РАБОТА РОССИИ

Что такое КЭДО, и зачем это нужно

С 1 марта 2023 года действуют технические требования к составу и формату электронных кадровых документов. Эксперимент по их введению проводился в России в 2021 году. Принять участие в нем мог любой работодатель, подав заявку и отказавшись в работе от бумажных форм локальных актов. По результатам эксперимента Минтруд РФ разработал предложения об использовании ЭКДО в сфере трудовых отношений, и затем были внесены изменения в законодательство о труде.

Для начала разберемся, что такое КЭДО простыми словами, и для чего он требуется. К ЭДО (или ЭКДО) — кадровый электронный документооборот, применяется в сфере трудовых отношений, где участники КЭДО — работник и работодатель. При создании, подписании, хранении документации, связанной с работой, документы оформляются только в электронном виде, без дублирования на бумажном носителе.

В ноябре 2021 года понятие КЭДО (электронный документооборот) в ТК РФ введено законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации». Эти поправки вступили в силу 22 ноября того же года (за исключением отдельных положений), с этой даты российские компании получили возможность переходить на электронный документооборот.

Закон позволяет вести электронный документооборот в отношении любой кадровой документации, кроме:

Для этих локальных актов по-прежнему обязательна подписанная бумажная копия (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ).

По аналогии с бумажными унифицированными формами, электронные документы тоже оформляются единообразно. Их состав, формат установил Минтруд РФ (Приказ от 20.09.2022 № 578н). Эти требования работодатели начали применять с 1 марта 2023 года (абз. 13 п. 1 ст. 1 закона от 22.11.2022 № 377-ФЗ).

Чтобы запустить электронный документооборот, необходимо выбрать информационную систему. Простыми словами, система КЭДО — это специальная информационная система для работы с электронными документами. И первый шаг к работе — выбор удобной платформы. С 01.09.2022 заработала платформа на сайте «Работа в России» (п. 5 Постановления Правительства РФ от 13.05.2022 № 867 о платформе в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России»), она бесплатна для участников. Работодателю разрешено разработать систему самостоятельно или выбрать готовый коммерческий продукт, чаще всего такое IT-решение потребует вложений и затрат.

Для сведения: сравнение популярных систем КЭДО

После того как решение принято и платформа выбрана, компания:

Может пригодиться: как составить положение о КЭДО

Нужно ли вводить КЭДО

Внедрение и ведение ЭКДО — право работодателя, а не обязанность (ч. 1 ст. 22.2 ТК РФ). Если говорить о преимуществах, что такое КДО в кадровом документообороте, то основные плюсы — это создание, подписание, обмен и хранение кадровой документации в удобном электронном виде. Документы в таком виде удобно хранить, и работа с ними экономит средства и время работодателя. Например, одними из первых документацию перевели в КЭДО Роснедра, поскольку постоянно растет доля обращений заявителей в электронном виде по различным госуслугам в этой сфере.

Но у такого варианта есть не только плюсы, но и минусы. Для принятия решения о ведении с сотрудниками документооборота, их личных дел в ЭКДО воспользуйтесь нашими рекомендациями:

Подробнее: как перейти на КЭДО

Интерфейс систем ЭК ДО

Все системы ЭКДО, которые удалось посмотреть, имеют простой интерфейс, работа в них интуитивно понятна. Чаще всего вход в личный кабинет КЭДО реализован через web-версию или мобильное приложение.

Для разных сотрудников возможна настройка разного типа доступа (ко всей системе, только к своему подразделению, только к своему личному кабинету). Для удобства пользователей такая возможность есть в любом приложении КЭДО на разных платформах.

На какие возможности внешнего вида этих систем стоит обратить внимание при выборе:

Например, обратите внимание, что такое КЭДО СБИС, — это программа для работы с любой кадровой документацией, которая, наравне с КЭДО 1С, является одной из самых популярных платформ в России.

Ниже представлены скриншоты различных платформ: рабочие столы, маршрутизация.

С 2004 года консультирую компании по вопросам трудового законодательства, провожу лекции правовой тематики, работаю с крупными компаниям и госорганами, веду свой бизнес.

Все статьи автора

Вам может быть интересно:

Информация об электронном кадровом документообороте на портале «Работа России»

С 1 августа 2023 года для всех пользователей портала «Работа России» доступно ведение электронного кадрового документооборота (ЭКД) без подачи предварительных заявок – создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

ЭКД позволяет сократить количество затрат для работодателя на ведение кадрового документооборота, а работники получают удобный инструмент для подписания документов электронной подписью (ЭП), подачи заявлений и просмотра их статуса без хождения по кабинетам.

Для использования ЭКД необходимо иметь подтверждённую учётную запись Госуслуг. Подтвердить учётную запись можно в удостоверяющих центрах, а также в некоторых онлайн банках.

Преимущества электронного кадрового документооборота

Ознакомиться с ЭКД

В настоящее время по стране широко шагает цифровизация, электронные документы при получении государственных услуг стали уже привычными. Электронный кадровый документооборот — еще один этап на пути развития информационного общества. Понятие ЭКДО (или КЭДО) введено в трудовое законодательство в конце 2021 года. За это время часть работодателей уже перешли на ЭКДО, а у остальных еще есть немало вопросов, целесообразно и обязательно ли записаться в КЭДО и что необходимо сделать для его внедрения.

Обязательно ли переходить на КЭДО

Многие работодатели подтверждают, что опыт работы с КЭДО говорит о его значительных преимуществах. Такой метод позволяет удобно хранить документы, быстро обмениваться ими и согласовывать, экономит время и деньги работодателя. Но сразу отметим, что обязанности использовать в организации электронный документооборот для кадрового обмена нет. Это право работодателя (ч. 1 ст. 22.2 ТК РФ).

Для сведения: что такое КЭДО, и зачем это нужно

Возможность выбора есть и у работника. Если организация примет решение о переходе на КЭДО, обязательно для работодателя получить согласие сотрудников на электронный обмен документами. Сотрудник, или часть сотрудников, вправе отказаться от перехода, тогда с ними продолжится оформление кадровых отношений на бумаге (ч. 5 ст. 22.2 ТК РФ). Исключение сделано для работников без трудового стажа: если они принимаются на работу впервые после 31.12.2021, их согласие на ЭКДО не требуется (ч. 7 ст. 22.2 ТК РФ).

Значимо, что законодательство предусмотрело возможность выбора способов ЭКДО для работодателя (бумажный и электронный), так как часть компаний уже задумывались или уже внедрили электронный обмен, но им требуется для стабильной работы нормативная база. Часть компаний не собирается это делать в силу ряда причин технического или экономического характера.

С 1 сентября 2022 года заработала бесплатная платформа «Работа в России» для электронного документооборота для всех работодателей. Напомним, что государственный портал предоставляет возможность бесплатно размещать работодателям вакансии на работу, а соискателям — резюме. Поиск осуществляется совместно с центрами занятости. Законодатель обязывает работодателей использовать этот ресурс для поиска работников, если среднесписочная численность организации за последний год превысила 25 человек (п. 3.2 ст. 25 закона № 1032-1 о занятости населения в РФ). Портал ставит своей целью объединение всех участников трудовых отношений на всех этапах их взаимодействия: поиска работы, приема на работу, непосредственно работы, повышения квалификации, увольнения. И, возможно, это удобно, и в будущем ЭКДО станет неотъемлемой и обязательной частью нашей профессиональной жизни.

Как внедрить КЭДО пошагово

В Трудовой кодекс электронный кадровый документооборот введен законом о КЭДО № 377-ФЗ от 22.11.2021. С этой даты он применяется работодателями. Обмен кадровыми документами возможен со всеми работниками, если они дали согласие.

Электронный вид разрешен для большинства кадровых документов, кроме:

Эти документы требуют подписанного бумажного аналога (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ).

Прежде чем начать переход на КЭДО пошагово, учтите, что для работы потребуется информационная система и электронные подписи. Для работника допустимо использование собственной электронной подписи, а если ее нет, расходы на приобретение берет на себя работодатель (ч. 12, 13 ст. 22.2 ТК РФ). Для работы со стороны организации необходимо приобрести усиленную квалифицированную подпись (УКЭП). Трудовое законодательство предусматривает документы, которые подписываются только ею:

Для остальных кадровых документов со стороны работодателя предусмотрена неквалифицированная подпись (УНЭП). Но если планируется одна подпись работодателя для кадрового обмена, то предпочтительнее приобрести УКЭП, так как она универсальна. Работник вправе использовать и УКЭП, и неквалифицированные подписи, если они предусмотрены соглашением с работодателем или выданы электронным правительством (ч. 4 ст. 22.3 ТК РФ).

Есть несколько основных этапов перехода на КЭДО:

Этап 1. Выбрать информационную систему для обмена.

Этап 2. Утвердить порядок работы в локальных актах.

Этап 3. Уведомить сотрудников о переходе и получить их согласие.

Этап 1

На первом этапе, этапе выбора системы, законодательство предлагает готовое решение — систему электронного кадрового документооборота на «Работа в России», специальной цифровой платформе.

Плюс такого выбора — минимальные затраты. Система доступна каждой организации, которая зарегистрирует себя и своих работников на портале. Есть несколько видов ЭЦП на «Работа в России», которые поддерживает портал: квалифицированная, неквалифицированная для Госключа и простая через портал Госуслуги. Работники все цифровые подписи сделают через портал Госуслуги, что позволит работодателю сэкономить.

Это прекрасное решение для малого бизнеса с небольшим количеством сотрудников. Минус такого решения — ограниченные возможности интерфейса и отсутствие интеграции с 1С или другими учетными программами.

Если работодатель выбрал этот общегосударственный портал, все подписи ему создадут бесплатно, но весь персонал необходимо зарегистрировать в системе. Есть простой алгоритм, как настроить КЭДО через «Работа в России»:

Работодатель вправе выбрать и иную готовую систему или разработать ее самому.

При разработке собственной системы необходимо использовать единые требования к составу и форматам электронных документов, утвержденные Приказом Министерства труда РФ от 20.09.2022 № 578н. Они начали действовать с 01.03.2023 (абз. 13 п. 1 ст. 1 ФЗ от 22.11.2022 № 377).

На сегодняшний день рынок предлагает больше десятка готовых систем КЭДО. Решения дают компании 1С, Контур, Такском, СберКорус, СБИС, VK YR TEK, Ланит, Jump Finance (Тинькофф) и др. Плюсом такого выбора являются широкие возможности систем и в инструментарии, и в сервисном обслуживании. Минус такого решения — оно стоит денег.

Подробнее: системы КЭДО: сравнение популярных платформ

Этап 2

На втором этапе, создание локальных актов, организация, как правило, утверждает положение о кадровом электронном документообороте в организации и о порядке перехода на него (возможно создание отдельного документа). Положение вводят приказом о введении ЭКДО.

Положение о КЭДО составляется в произвольной форме, рекомендуем включить в него следующую информацию:

Подробнее: как составить положение о КЭДО

Этап 3

На третьем этапе необходимо уведомить сотрудников и получить с них согласие или отказ. Предлагаем примерные образцы уведомления, согласия работника и заявление с его отказом.

Разработчики платформ КЭДО утверждают, что на бумажный обмен работодатель тратит в среднем от 2000 руб. в год на одного сотрудника, и обещают уменьшить в разы затраты компании, если она перейдет на электронный документооборот.  В конце 2021 года в Трудовом кодексе появились нормы о правилах ведения электронного обмена, в том числе требования к информационным системам. Соответствие законодательству, интересные интерфейсные решения, сервисное обслуживание — это то, на что стоит обратить внимание при выборе системы для КЭДО.

Какие существуют системы электронного документооборота

Информационная система (ИС) кадрового электронного документооборота должна обеспечивать подписание электронного документа сторонами трудовых отношений, фиксацию этого факта и в последующем хранить документ в соответствии с установленными сроками (абз. 2 ч. 4 ст. 22.1 ТК РФ).

Для решения этих задач организации выбирают из трех групп систем:

Государственная ИС

Запуск государственной программы КЭДО на портале «Работа с России» произошел 01.09.2022 (п. 5 постановления Правительства РФ от 13.05.2022 № 867). Она участвовала в эксперименте электронного документооборота в сфере трудовых отношений, который проводил Минтруд РФ в 2021 году, и теперь дорабатывается в соответствии с требованиями участников эксперимента и нового законодательства. Цифровым документооборотом на портале смогут пользоваться все работодатели, достаточно зарегистрировать себя и своих работников на портале и получить электронные подписи.

Коммерческие ИС

На рынке коммерческих информационных систем уже есть готовые продукты. Мы познакомились с некоторыми из них:

Самостоятельно разработанные ИС

При разработке собственной системы КЭДО необходимо реализовать подписание электронными цифровыми подписями в соответствии с требованиями статьи 22.3 Трудового кодекса РФ. Во время подписания программа должна обратиться в удостоверяющий центр, который выпустил сертификат ЭЦП, и получить сертификат о валидности (о том, что сертификат действителен).

К шаблонам цифровых документов необходимо применить единые требования к составу и форматам электронных документов (ч. 7 ст. 22.1 ТК РФ). Их Минтруд РФ разработал в 2023 году.

Также законом № 377-ФЗ от 22.11.2021 об ЭКДО установлено, что платформа работодателя с 01.09.2022 должна взаимодействовать с Единым порталом госуслуг (п. 3 ст. 2 закона). Правила взаимодействия разработает Правительство РФ (ч. 5 ст. 22.1 ТК РФ).

И конечно, информационная система для КЭДО должна надежно и долгосрочно обеспечивать хранение (до 75 лет).

Впрочем, все вышесказанное применяется не только к самостоятельно разработанным продуктам, но и к готовым.

Чем продукты КЭДО отличаются друг от друга

Рынок уже предлагает большое количество систем для КЭДО. Ориентируясь на требования законодательства и запросы клиентов, разработчики стараются максимально реализовать сервисы КЭДО и становятся во многом похожи друг на друга. Для выбора рекомендуем провести сравнение систем КЭДО по критериям:

Сервисное обслуживание

Техподдержка, помощь во внедрении КЭДО, готовый пакет локальных актов для утверждения (положения об КЭДО, уведомление работников и др.), обучение сотрудников — это то, что предлагают сегодня разработчики электронного документооборота в кадрах. Но кто-то готов оказывать поддержку круглосуточно, а кто-то обещает премиум-сервис за дополнительную плату, без ожидания у телефона.

Вот обзор систем КЭДО в табличном формате:

Способы подключения

Web-версии и мобильные приложения удобны для работников, они смогут подписать документы мгновенно на работе, из любой точки и дома. Все разработчики стремятся иметь оба способа подключения. Хотя кто-то считает наличие мобильного приложения избыточным, достаточно адаптировать WEB-версию под экран смартфонов и планшетов.

Интеграция с учетными системами компании

Если для работника удобно, чтобы документы обмена были всегда под рукой, то кадровой службе и бухгалтерии важно, чтобы не пришлось делать двойную работу: создавать документы, например в 1С, а потом копировать их в систему кадрового документооборота. Все разработчики имеют удобные интеграции, а именно модуль КЭДО для 1С и Open API для других решений.

Работа с ЭЦП

Возможность работать с разными видами ЭЦП предоставляют все разработчики. Удобно создание облачных НЭП и УНЭП для работников прямо в оболочке ИС. Это реализовано у Контур, СБИС, Jump. Finance, Такском, HR-Link, LanDocs, что позволяет создавать эти подписи мгновенно и тут же начинать обмен. Обновленный личный кабинет КЭДО Контур позволяет работать вдвойне удобнее, так как он является одновременно удостоверяющим центром — не придется обращаться в другие компании для выдачи ЭЦП. LanDocs также является удостоверяющим центром для неквалифицированных подписей.

Интерфейсные решения

Дружественный интерфейс, с которым разберется каждый, имеют все платформы КЭДО — впрочем, как и разнообразный функционал. Так выглядит личный кабинет от СБИС:

Типовые задачи создания документов, их подписания и отправки решаются просто — с помощью всех просмотренных ИС. Например, во всех системах для КЭДО присутствуют возможность работы с шаблонами. Например, заявление на отпуск работнику не придется писать самому, он воспользуется готовым шаблоном. В «Контуре» это реализовано следующим образом:

Важны маркеры для документов, которые позволяют разобраться, в каком статусе находится документ: подписан или нет, что тоже реализовано у всех. Jump. Finance это видит так:

А вот возможность отправить несколько документов одному сотруднику или ознакомить с распоряжением целый отдел предоставляют не все. Функция есть у Контур, Сбис, HR-LINK, LanDocs, КЭДО Озон.

Хочется обратить внимание на возможности создания маршрута документа. Эта функция позволяет не просто осуществить подписания, а автоматизировать кадровые процессы. Например, отправляя работника в отпуск, зададим следующий маршрут: работник заполняет заявление об отпуске, после согласования с руководителем оно отправляется в отдел кадров, где формируется приказ, его подписывает директор, работник, а затем приказ уходит в бухгалтерию для работы с выплатами. Функция создания маршрута есть в LanDocs, Контур, СБИС, КЭДО Тинькофф. Это создание маршрута от LanDocs:

Уведомления сотруднику о необходимости поставить подпись реализованы всеми. Уведомления приходят на почту у Jump. Finance, на почту, в смс, в мессенджеры у Контур, СБИС, HR-LINK, LanDocs.

Все представленные системы оставляют впечатление серьезных продуктов, в которых, даже если что-то не реализовано сейчас, стоит в планах на реализацию.

Архивные решения

Все разработчики заявляют о наличии сертификатов, которые позволяют им архивировать документы заказчиков на облачных серверах. Решения оn-premise (на серверах заказчика) решаются индивидуально с каждым клиентом.

Некоторые кадровые документы необходимо хранить до 75 лет: например, личные дела работников (ч. 1 ст. 22.1 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Выбирая разработчика систем кадрового документооборота, необходимо убедиться в стабильности компании, ее долгосрочности. Нужны решения, которые позволят не терять архивы в случае ухода с рынка компании заказчика или разработчика. Скорее всего, по этому вопросу еще предстоит высказаться законодателю, а сейчас рекомендуем вопросы о создании и передаче архивов включать в договоры с поставщиками систем для КЭДО.

Стоимость КЭДО

Цена информационной системы рассчитывается за год и зависит от количества сотрудников с доступом к личным кабинетам (ЛК) и купленных ЭЦП. Иногда цена за ЭЦП встроена в лицензию доступа, иногда стоит отдельной строкой в прейскуранте. Включают в стоимость КЭДО 1С, его внедрение и настройку. У некоторых разработчиков есть ограничение по количеству сотрудников — не менее 100, например. Предлагаем сравнить цены рассматриваемых ИС (все цены указаны на 14.06.2022) со следующим кейсом: в компании 1 руководитель, 10 сотрудников, из них один специалист отдела кадров, учетная программа — 1С:ЗУП, 1 подпись УКЭП для работодателя уже приобретена ранее, необходимы 10 УНЭП — для сотрудников.

Есть ли бесплатный КЭДО

Как мы видели выше, разработчик Jump. Finance от группы «Тинькофф» не требует платы за использование системы 10 сотрудниками. Небольшая компания получает возможность работать с КЭДО, а крупная компания с таким предложением реализует бесплатный пилот и протестирует ИС на 10 сотрудниках.

Государственная платформа «Работа в России» тоже предоставляет доступ к своей системе бесплатно (50 пользователей от 1 работодателя). Это большое преимущество портала, как и то, что работнику-участнику обмена документами разрешено подписывать многие кадровые документы простой электронной подписью (ПЭП), оформленной через портал Госуслуг (абз. 3 ч. 7 статьи 22.3 ТК РФ), что тоже позволит сэкономить работодателю. « Работа в России» обещает «вечное» хранение документов.

Как уже говорилось, платформу запустили в 2022 году. Представлены:

Если все задуманное реализуется и будет работать, то при сравнении КЭДО портала «Работа в России» с КЭДО коммерческих систем они смогут составить друг другу серьезную конкуренцию.

Информация для: работодателей

С 2022 года работодатели могут применять кадровый ЭДО. Вопросов много, на некоторые из них ответил Роструд на сайте Онлайнинспекция.рф.

Можно ли одновременно вести электронный и бумажный кадровый документооборот? И можно ли вести КЭДО только на часть работников?

Для перехода на КЭДО необходимо письменное согласие работника. Если такого согласия нет, то документы, связанные с работой у данного работодателя, сотруднику предоставляются на бумажном носителе. Поэтому да, может быть ситуация — одни сотрудники перешли на КЭДО, другие нет. И тогда в отношении тех, кто отказался от ЭДО, кадровый учет будет вестись на бумаге.

Разрешается ли после перехода на КЭДО вернуться к бумажному документообороту?

Отказ от электронного документооборота ТК РФ не предусмотрен. Если работник согласился на ЭДО, вернуться к бумажному документообороту нельзя. А вот обратная ситуация возможна — если сотрудник отказался от КЭДО, позже он может передумать и перейти на электронный документооборот с работодателем.

Кадровый ЭДО реализован в ЗУП 3.1 с помощью двух инструментов:

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

(1 оценок, среднее: 5,00 из 5)

Закон разрешает 99% кадровых документов вести в электронном виде. В Трудовой кодекс добавили новые статьи 22.1–22.3, и теперь работникам не обязательно подписывать ручкой трудовые договоры, заявления на увольнения, приказы о переводе, графики отпусков. Все можно оформить на компьютере или с телефона. В бумажной форме сохранили только 5 видов документов: приказ об увольнении, акт н-1 о несчастном случае, журналы инструктажей, бумажные трудовые и сведения о трудовой деятельности СТД-Р.

Мы получаем от поставщиков электронные счета-фактуры, заключаем договоры по электронной почте, отвечаем на запросы налоговой по электронным каналам связи. Когда-то нас подтолкнули к электронному документообороту и стало удобнее.

Кадры тоже переводят в цифру. Появились электронные больничные, электронные трудовые книжки. В 2020 Минтруд запустил эксперимент по кадровому электронному документообороту (КЭДО) для крупнейших работодателей, участники эксперимента год подписывали электронно любые кадровые документы. С января 2021 изменили Трудовой кодекс и разрешили электронные подписи не только для дистанционных работников, но и для удаленщиков.

В ноябре 2021 Трудовой кодекс дополнили статьями 22.1–22.3 «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений». С сентября 2022 работники получили возможность просматривать электронные кадровые документы в личных кабинетах на портале госуслуг.

Кадровый электронный документооборот в сфере трудовых отношений (КЭДО, кадровый ЭДО) — это создание, подписание, использование и хранение документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. Определение из Трудового кодекса.

Электронный документооборот с работниками — это тренд 2023 года. Можно подождать, когда нас всех обяжут вести кадры электронно. Или уже сейчас автоматизировать отнимающие время кадровые процессы. На стороне работодателя Трудовой кодекс, закон «Об электронной подписи» и иное законодательство по электронному кадровому документообороту.

«Кадровый ЭДО обязателен или нет? Я скажу так: он обязателен для тех организаций, которые идут в ногу со временем. Вот сравните. До пандемии работодатели переводили на ЭДО отпуска и учет рабочего времени. В 2020 году 7 из 10 организаций внедряли СБИС КЭДО с дистанционными сотрудниками. С ноября 2021 начался бум. Крупнейшие работодатели страны переводят на электронное подписание: приемы на работу, ознакомление с ЛНА, привлечение к дисциплинарной ответственности», — делится Михаил Ефимов, руководитель направления «Кадровый электронный документооборот» компании «Тензор».

Плюсы и минусы КЭДО

У электронного кадрового документооборота есть 3 основных плюса и 3 минуса для работодателя.

Плюсы электронного взаимодействия с работниками: скорость подписания кадровых документов, удобство поиска кадровых документов при проверках, экономия бюджета, места и времени всех сотрудников компании.

Минусы кадрового ЭДО: стоимость электронных систем для КЭДО, риск потери электронной информации, отказ части работников от КЭДО.

Несмотря на наличие минусов, крупные работодатели активно переводят сотрудников на электронное взаимодействие.

Если кратко, то для перевода организации на кадровый ЭДО нужны:

Электронные подписи бывают 3 видов. Простая электронная подпись — ПЭП, усиленная неквалифицированная подпись — НЭП, усиленная квалифицированная — КЭП. Их особенности регулирует закон 63-ФЗ «Об электронной подписи».

В Трудовом кодексе вы прочитаете еще про 2 разновидности электронных подписей: НЭП госключ и ПЭП «Работа России». Они работают только на своих порталах: в приложении «Госключ» и в системе «Работа России».

Вид ЭП для сотрудников зависит от того, какую задачу вы решаете:

Хотите забыть о ручном вводе данных паспорта и заполнять трудовой договор по сканам документов, но подписывать документы пока будете на бумаге? Тогда просто подключите СБИС Управление персоналом и не выпускайте никакие подписи.

ПЭП и НЭП может выпустить Работодатель в своей информационной системе. Только для НЭП нужно еще докупить специальную программу.

КЭП выпускает Тензор или другой аккредитованный Минэкономсвязью удостоверяющий центр.

КЭП и НЭП выпускают каждый год, ПЭП действует бессрочно.

Где взять ЭП и как использовать.

Специалист по кадрам при приеме на работу вместе с другими документами оформляет заявку на выпуск электронной подписи. Форма снабжена подробными пояснениями, чтобы исключить любую ошибку.

Сотрудник-владелец ЭП проверяет данные и на своем рабочем месте генерирует электронную подпись, при необходимости записывая ее на носитель.

Работник на удаленке говорит, что не видел в электронке задачу и документы. Не знал, что в личном кабинете есть расчетный листок и график отпусков. А его флешку с ЭП забрал ребенок. Как доказать сотруднику, а потом и госорганам, что работодатель выполняет свои обязательства?

Зафиксируйте применение ЭДО внутренними документами фирмы.

Уведомление, информписьмо и согласие на КЭДО

Соглашения о НЭП с работником

Работник оспаривает, что подписал электронный документ. Как кадровику отбиться от жалоб работника — читайте в статье.

По закону есть 2 вида электронных систем для кадрового электронного документооборота, в которых работодатель создает, подписывает и отправляет работнику электронные кадровые документы:

Кадровыми документами можно обмениваться и на сайте «Работа России». Но контролировать ответы от 100 сотрудников уже не удобно. Плюс придется выгружать на государственный сайт кадровые документы по всем работникам. Поэтому дальше обсуждаем информсистему работодателя.

В собственной информационной системе работодателя СБИС работники без участия кадровика заполняют табель, узнают число неотгулянных дней отпуска, подают заявления. Программа напомнит кадровику, что пора подписать у работника приказ или взять объяснение. Кадровик без ручного ввода, по сканам документов оформит прием, увольнение, командировки. Все действия кадровика регламентированы. Поэтому 1 офис-менеджер или неквалифицированный кадровик сможет без ошибок вести 1000 работников.

ПВТР, новую редакцию должностной инструкции, график сменности, график отпусков СБИС разошлет сотрудникам, соберет с них подписи об ознакомлении и в 1 окне покажет кадровику результат: листок ознакомления с подписями работников.

Прием, ознакомление с ЛНА

Процедура приема на работу самая трудозатратная. Большое количество документов и высокая плата за ошибки при приеме. Даже эту сложную процедуру можно оптимизировать и автоматизировать.

Трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор подписывают НЭП или КЭП. Это прямо разрешает Трудовой кодекс и для обычных работников, и для дистанционных, и для удаленщиков.

Приказ о приеме на работу с ноября 2021 не обязательный документ, поэтому его можно не оформлять вообще.

Чтобы заполнять все эти документы без ручного ввода, по сканам паспорта, просто используйте СБИС.

Отпуска и графики отпусков

Процедура оформления отпуска простая. Но отнимает много времени из-за того, что каждый работник ходит в отпуск несколько раз за год.

Сократить трудозатраты можно за счет оптимизации процесса. От каких-то документов избавиться, а что-то перевести в электронный вид.

Например, можно составлять график отпусков по собственной форме, а не по унифицированной № Т-7. В собственную форму включают раздел об ознакомлении сотрудников с графиком, чтобы не создавать отдельных уведомлений, или исключают информацию по использованию ежегодного отпуска, чтобы не тратить время на заполнение.

С 01.03.2013 унифицированная форма Т-7 не обязательна к применению на основании ч. 4 ст. 9 закона 402-ФЗ от 06.12.11 «О бухгалтерском учете».

Узнаете, как за 1 день собрать пожелания от 1 000 сотрудников, проконтролировать пересечения отпусков, составить график и ознакомить с ним работников.

Служебные командировки

Приказ о командировании, авансовый отчет и сообщение о праве отказаться от командировки работодатели оформляли электронно еще до нововведений в ТК РФ. Это было связано с тем, что по ТК документы письменные и требуются только при трудовом конфликте. Сейчас трудовое законодательство прямо разрешает переводить в электронный вид документы по командированию.

Переводы и изменение условий труда

Трудовой кодекс требует, чтобы работник использовал НЭП или КЭП для подписания уведомления об изменении условий труда, согласия на перевод, соглашения к трудовому договору (ст. 22.3 ТК РФ). Это логично, поскольку такие документы часто становятся поводом для судебных разбирательств. Для остальных кадровых документов можно применять простую электронную подпись работника.

Учет рабочего времени

Табели учета в электронном виде признает даже Роструд. Т К требует оформления документа, но не обязывает знакомить с ним работника. Поэтому можно использовать любую ЭП.

Графики сменности доводятся до сведения работников. Способ ознакомления ТК не установлен. Следовательно, можно информировать работников электронно. Но так, чтобы было подтверждение факта получения документа работником на случай проверки ГИТ, спора по увольнению за прогул. В СБИС все виды ЭП визуализированы, позволяют определить дату, время и ФИО подписанта. Поэтому можно использовать любую подпись.

Больничные и соцвыплаты

С 1 января 2022 медучреждения выдают листки нетрудоспособности только в электронном виде (ЭЛН). Бумажные отменили на основании федерального закона 126-ФЗ от 30.04.2021.

Налоговая признает электронные заявления на предоставление ряда вычетов: «Работодатель вправе самостоятельно установить любой порядок предоставления своими работниками соответствующих заявлений».

Зарплата и премии

Минтруд давно признает электронные расчетные листки (письмо от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560, ответы на официальном портале Роструда № 120279 от 28.02.2020, 107235 от 01.03.2019). Только предусмотрите такой порядок извещения в ЛНА, ТД или колдоговоре.

На приказе о премировании ставят любую ЭП работника или не подписывают у него вообще, если это не приказ о поощрении по унифицированной форме Т-11, Т-11а. О размере премии работник узнает из расчетных листков, что соответствует ст. 136 ТК РФ.

Увольнение

Заявление об увольнении, Приказ о прекращении ТД прямо разрешено подписывать НЭП и КЭП для работников на удаленке. А вот с офисными работниками Приказ об увольнении придется подписывать на бумаге, это прямое указание ст. 22.1 ТК РФ.

Кадровые документы можно перевести в цифру уже сегодня. Главное правильно оформить это внутренними локальными актами. А технические вопросы поможет решить СБИС.

В СБИС Управление персоналом ведите графики отпусков, табели, электронные кадровые книжки и больничные. Без ручного ввода, по сканам паспорта заполняйте трудовые договоры. Выдавайте электронные подписи работникам прямо в своем отделе кадров через кадров с помощью СБИС.

Что такое кадровый ЭДО

При введении КЭДО кадровые документы создаются, подписываются и хранятся только в электронном виде (ст. 22.1 ТК РФ). При этом документы не дублируются на бумаге.

Для некоторых видов документов переход на КЭДО не предусмотрен:

Порядок перехода на КЭДО

Работодатель вправе добровольно перейти на КЭДО (ст. 22.2 ТК РФ). В случае перехода на КЭДО работодатель обязан:

Исключение – не нужно получать согласие от работников, принятых на работу 01.01.2022 г. или позднее и не имеющих до 01.01.2022 г. трудового стажа (ст. 22.2 ТК РФ).

Требования к согласию сотрудников о переходе на КЭДО:

Варианты использования КЭДО (ст. 22.1 ТК РФ):

Виды ЭЦП, используемых в КЭДО (ст. ­22. 3 ТК РФ)

В КЭДО предусмотрено использование 3 видов электронных подписей:

Требования к ЭЦП в КЭДО различаются в зависимости от:

Все требования к виду ЭЦП согласно ст. 22.3 ТК РФ свели в таблицу:

Варианты настройки КЭДО в ЗУП 3

В ЗУП 3.1 предусмотрено 2 варианта внедрения КЭДО:

В таблице сравнили оба варианта:

(2 оценок, среднее: 5,00 из 5)

Назад к статье

Новости и изменения

Как подключить обмен с порталом «Работа в Росcии»

Как подключить обмен с порталом «Работа в Росcии

Взаимодействие работодателя и работника через портал «Работа в России» организовано по следующей схеме:

Как работает обмен с порталом «Работа в Росcии

В печатных формах документов появляется возможность подписать документ ЭЦП и передать его на портал «Работа в России».

После подписания документа с помощью УКЭП:

Включить возможность редактирования документа можно по команде – .