ВСЕ ТАЙНЫ РЕЧИ

Знание Word — обязательный навык для широкого круга профессий, от секретаря до директора по маркетингу. А продвинутые знания Word ценятся еще выше! Собрали в статье 30 полезных лайфхаков для работы в Word, которые упростят работу, помогут в учебе и добавят вам очков в глазах всего офиса!

мире трудно найти человека, которому не будет полезен список секретов Microsoft Word

1. Если по какой-то причине, вы напечатали текст заглавными буквами, когда делать этого было не нужно, то выделив его и выбрав комбинацию Shift+F3, вы измените выделенный заглавный текст на строчный.

2. Быстрая вставка даты осуществляется при комбинации клавиш Shift+Alt+D. Дата указывается по принципу дня, месяца и года. Аналогичная схема проделывается и со временем, только в конце вместo «D» ставится «T».

3. Ускорение курсора при помощи стрелки осуществляется при зажатой клавише Ctrl.

4. Выделять конкретный участок текста, можно при удерживании клавиши Ctrl.

5. Узнать все операции по удалению и копированию текста, можно при помощи расширенного буфера обмена в Word. Вызывается он путем нажатия одноименной кнопки.

6. Внедрить в текст скриншот, можно максимально простым способом. Нажмите на кнопку «Снимок», после чего вы увидите все свои активные окна, выбрав любое из них, вы получите необходимый вам скриншот.

7. Войдите в меню «Разметка страницы» и выберите «Расстановка переносов». Данное действие поможет значительно улучшить читаемость текста и устранит ненужные интервалы между словами.

8. Для дополнительной защиты вашего документа, вы можете добавить к нему водяной знак (watermark). Чтобы это сделать, достаточно перейти в меню «Дизайн» и выбрать там пункт «Подложка».

9. Продублировать последнюю комбинацию, но при этом не используя ее, можно при помощи клавиши F4.

10. Чтобы поставить ударение над буквой, установите курсор сразу после этой буквы и используйте комбинацию Alt+769 (цифры вводятся на боковой цифровой клавиатуре).

11. Настроить верхнюю панель можно при помощи меню «Файл-параметры-настроить ленту».

12. Чтобы мгновенно выделить большую часть текста, установите курсор в начале этой части, зажмите клавишу Shift и кликните на конец.

13. Значительно ускорить ваше перемещение по документу помогут следующие комбинации: Ctrl Alt Page Down — следующая страница Ctrl Alt Page Up — предыдущая страница Ctrl Home — верх документа Ctrl End — конец документа.

14. Мгновенно создать новый лист можно при помощи комбинации Ctrl+Enter.

15. Чтобы изменить стандартный путь сохранения всех ваших документов, зайдите в меню «Файл-параметры-сохранение», после чего укажите желаемый путь.

16. Комбинация Ctrl+Spacebar позволяет вернуть вашему тексту первоначальное форматирование.

17. При фанатизме и резкой необходимости можно использовать Word в роли менеджера задач. Для этого перейдите в меню «Настройка ленты-разработчик». После этого найдите элементы в виде флажка, на котором будет стоять галочка. Нажимая на этот флажок, вы будете создавать все новые списки задач, и при этом обозначать их как завершенные.

18. При случайной порче списка, выполните вертикальное выделение текста. Сделать это поможет зажатие клавиши Alt и выделения курсором.

19. Защитить документ паролем можно, зайдя в меню «Файл-Защита документа». После этого задайте желаемый пароль, но помните, что при утрате восстановлению такой пароль не подлежит.

20. Чтобы моментально открыть документ Word, достаточно использовать комбинацию таких клавиш как Windows+R, в появившемся окне необходимо ввести «Winword». При следующем нажатии данной комбинации Word запустится сам по себе.

Подозреваю, что большая часть студентов набирает тексты в Word. Для вас — список секретов, которые сокращают время работы с текстом (вдруг кто не знает этих комбинаций). Сохраняем себе на стенку, чтобы не потерять!

1. Быстро вставить дату можно с помощью комбинации клавиш Shift Alt D. Дата вставится в формате ДД. ММ. ГГ. Такую же операцию можно проделать и со временем при помощи комбинации Shift Alt T.

2. Если вы ещё не владеете слепым методом набора, то CAPS LOCK может сыграть с вами злую шутку. Случайно включив его и не посмотрев на экран, можно набрать гору текста, который придётся удалить и переписать с нуля из-за одной нажатой кнопки. Но выделив нужный текст и нажав Shift F3, вы измените регистр с заглавного на строчный.

3. Ускорение курсора
Обычно, если вы перемещаете курсор с помощью стрелок, он движется по одной букве. Чтобы ускорить его передвижение, зажмите вместе со стрелкой клавишу Сtrl.

4. Очень полезная функция, которая позволяет выделять непоследовательные фрагменты текста. Удерживайте Ctrl и выделяйте нужные вам куски текста.

5. Если вы пользуетесь копированием и вставкой (а вы наверняка ими пользуетесь), то, скорее всего, знаете о расширенном буфере обмена в Word. Если нет, то он вызывается нажатием на одноимённую кнопку и показывает всё, что вы копировали в буфер за время работы.

6. Если вы делаете мануал, обзор сервиса или вам просто нужно вставить скриншот в Word, сделать это можно очень просто с помощью соответствующего инструмента. Нажмите на кнопку «Снимок», и Word покажет все активные окна. Кликнув на любое из них, вы получите скриншот этого окна.

7. Включение переносов может улучшить читаемость текста, а также избавит вас от длинных пустых интервалов между словами. Вы можете расставить их сами или доверить это компьютеру. Кнопка находится в меню «Разметка страницы» — «Расстановка переносов».

8. Вы можете добавить водяной знак (watermark) на свой документ для дополнительной защиты. Для этого перейдите в меню «Дизайн» и выберите пункт «Подложка». В Word есть четыре стандартных шаблона, также можно создать свой.

9. Очень полезная функция, которая позволяет продублировать последнюю команду. Если вы нажмёте F4, то Word повторит последнюю команду, которую вы сделали. Это может быть ввод текста, последовательное удаление нескольких строк, применение стилей для разных отрезков текста и многое другое.

10. Ставить ударение в Word проще простого. Для этого установите курсор после буквы, на которой должно стоять ударение, и зажмите комбинацию клавиш Alt 769. Важно: цифры нужно нажимать на цифровой клавиатуре справа.

11. Верхнюю ленту с кнопками можно очень гибко настроить. Для этого перейдите в меню «Файл» — «Параметры» — «Настроить ленту». Здесь можно добавить функции, которых раньше не было, и удалить те, которые не нужны. Более того, вы можете удалять или создавать свои вкладки с функциями.

12. Быстрое выделение большого куска текста
Чтобы быстро выделить большой кусок текста, установите курсор в его начало и кликните мышкой с зажатым Shift в конце фрагмента. Сохранит время и нервы в ситуациях, когда приходится выделять несколько листов сразу.

13. Быстрое перемещение по документу
Существует несколько комбинаций, которые сильно ускоряют навигацию по документу:

Ctrl Alt Page Down — следующая страница;
Ctrl Alt Page Up — предыдущая страница;
Ctrl Home — переместиться вверх документа;
Ctrl End — догадайтесь сами. 🙂
Вставка новой страницы

14. Как же я ненавижу себя за то, что не знал этой комбинации раньше. Ctrl Enter позволяет мгновенно создать новый лист, а не удерживать Enter одной рукой, а другой в это время заваривать чай.

15. По умолчанию Word сохраняет все файлы в папку «Документы». Для того, чтобы изменить это, перейдите в меню «Файл» — «Параметры» — «Сохранение». В строке «Расположение локальных файлов по умолчанию» выберите нужную вам папку. В этом же меню вы можете настроить формат документов по умолчанию, автосохранение и многое другое.

16. Для того, чтобы вернуть тексту исходное форматирование, нужно нажать комбинацию клавиш Ctrl Spacebar.

17. Если вы большой поклонник Microsoft и Word в частности, то даже можете использовать его как менеджер задач. Правда, для начала придётся немного постараться. Нажмите правой кнопкой на ленте функций сверху и выберите «Настройка ленты». В правом столбце включите единственную отключённую вкладку «Разработчик».

Перейдите в появившуюся вкладку «Разработчик» и найдите элемент «Флажок», на котором изображена галочка (почему бы и нет). Теперь, нажимая на флажок, вы можете создавать списки задач и помечать их, как выполненные.

18. Если вы случайно испортили свой список, то можете выделить текст вертикально. Для этого удерживайте Alt и используйте курсор мышки для выделения.

19. Не стоит даже говорить, зачем это нужно. В наш век, когда информация стала главным оружием, иметь дополнительную защиту никогда не помешает. Чтобы защитить документ паролем, перейдите во вкладку «Файл» и выберите опцию «Защита документа». Теперь смело создавайте пароль, однако помните, что если вы его забудете, восстановить его не получится.

20. Завершает наш список невероятный хакерский трюк. Если раньше для того, чтобы открыть Word, вы создавали новый документ или искали его в меню «Пуск», то теперь это в прошлом. Нажмите комбинацию клавиш Windows R и введите в появившемся окне winword. Если вы не пользуетесь командной строкой для других команд, то в следующий раз, когда вы нажмёте Windows R, команда для запуска Word автоматически загрузится и вам останется лишь нажать Enter

Microsoft Word – один из самых используемых редакторов для набора текстов. Он достаточно удобен, функционален и гибок. Но, по непонятной причине, функции этой программы едва ли на половину используются. Что неудивительно, учитывая нежелание многих знакомиться с инструкцией по работе с MS Office.

В этой статье подобраны некоторые особенности программы, задействуя которые можно сократить время работы в редакторе. Их значительно больше 20, но остановиться решили на этих.

1. Случайно нажали Caps Lock

Любой человек хотя бы раз да задевал эту клавишу. Как итог, если рано не заметить, довольно большой кусок текста может быть набран не тем регистром. Закатив глаза, фрагмент удаляется и набирается заново. Есть безболезненный метод изменения регистра: Shift+F3. Этим способом можно менять регистр в обе стороны: со строчного на заглавный и наоборот.

2. Выбираем слова или фрагменты текста, расположенных непоследовательно

Достаточно часто нужно отредактировать куски текста, которые находятся в разных местах документа. Для этого зажимаете Ctrl и курсором мышки выделяете нужное. Работает и с отдельными словами, и со строками.

3. Буфер обмена

Большинство пользователей редактора применяло копирование и вставку текста в определенном месте документа. И не очень многие знают, что MS Word запоминает все скопированные участки текста в расширенный буфер обмена. Перейдя в раздел «Главная», выбираете пункт «Буфер обмена». Теперь вы увидите все, что копировали в течение работы в Офисе.

4. Улучшаем читаемость набранного материала

Для этого в разделе «Разметка страниц» выбираем «Расстановка переносов». Функция может выполняться вручную и автоматически. Текст будет выглядеть более органично и удобнее для восприятия, будут удалены длинные пустые пробелы.

5. Управляем набранным текстом

Улучшить вид поможет кернинг. Этот инструмент может менять шрифты и размеры, расстояния между буквами и т.д. Попасть в меню кернинга поможет комбинация клавиш Ctrl+D. В появившемся окне перейдите в «Дополнительно». Вы готовы повелевать текстом.

6. Повтор предыдущей команды

Нажатием клавиши F4, MS Office продублирует предыдущую команду. Это может быть ввод текста, удаление определенного количества строк, использование шаблонов и стилей и т.д.

7. Ставим ударение в словах

Иногда бывает нужным поставить ударение на то или другое слово, но искать в символах – долго и нудно, а зачастую это надо немедленно. Есть быстрая команда: курсор устанавливается после буквы, на которую ставится ударение, и при зажатой клавише Alt на цифровой клавиатуре (справа!) набираете 769.

8. Возвращаем документу первоначальный вид

Полезная вещь, если в документе ничего менять не нужно. Перед завершением работы с текстом нажимаете комбинацию Ctrl+Пробел. Ваш файл сохранит тот вид, который был изначально.

9. Защищаем плоды своего труда

10. Добавляем водяной знак

11. Переводим без браузера

Сейчас многие используют перевод текстов на/с иностранный языка: кто-то для общения на начальном этапе, кому-то по учебе нужно и т.д. Для этого применяют Promt, Google Translate и т.д. И многие совершенно не знают о переводчике от Bing внутри Ворда. Его возможностей с головой хватит для такого рода перевода. Во вкладке «Рецензирование» вы найдете все, что надо.

12. Настройка интерфейса под себя

Ленту вверху можно настроить и подогнать под себя, вынеся под руку те функции, которыми пользуетесь чаще остальных. Для этого нужно перейти во вкладку «Файл», выбрать пункт «Параметры», а затем «Настроить ленту». Теперь изменяйте интерфейс по своим надобностям.

13. Составляем план работы

В Word есть возможность создавать списки задач с дальнейшей отметкой их выполнения. Это будет оправданно, если у вас огромные задания по написанию и форматированию текстов. Для активации менеджера задач найдите пункт «Настройка ленты», перейдите в «Разработчик». Тут вы обнаружите «Флажок». Активируя его, можно создавать перечень задач и отмечать их выполнение.

14. Пользуемся «Инспектором документов»

Эта опция даст информацию о совместимости вашего документа с установленной версией ПО. В основном, этот инструмент будет полезен, если на ПК установлена старая версия Word. Также она даст сведения о скрытых свойствах и данных в документе.

15. Скрывать можно не только файлы или папки

Внутри своего документа вы можете скрывать целые фрагменты набранного текста. Для этого выделяем нужную часть материала, нажимаем Ctrl+D, в выпавшем меню ставим отметку напротив «Скрытый». Теперь, чтобы увидеть скрытый текст, нужно перейти в режим отображения непечатаемых символов.

16. Работаем с PDF

PDF – формат документа, который не уступит в популярности .docx. Редакторов PDF много, и пользователям сложно определиться, с чем работать, и какие отличия, например, Adobe Reader от Foxit. Это не беря в расчет онлайн-версии программ. Оказывается, Word тоже умеет работать с этим форматом: преобразует и изменяет содержимое файла в .docx с точным форматированием текста исходника. Не всегда получается качественно, но это скорее проблема качества исходного файла.

17. Работаем по вертикали

Иногда бывает, что нужно поработать не только со строкой, но и с элементами по вертикали. Для этого нужно всего лишь зажать Alt и мышкой выделить вертикальные элементы для редактирования.

18. Делаем и вставляем скриншоты

Интересная вещь для тех, кому нужно много изображений вставлять в документ. Переходите во вкладку «Вставка», выбираете «Снимок» и Ворд предложит сделать скриншот одного из открытых окон программ. Хотя, кому-то больше понравится использовать сочетание Alt+Prnt Scr и Ctrl+V в документе.

19. Совместная работа над документом

Если вы собираетесь работать с кем-то над одним общим файлом, изучите раздел «Рецензирование». Это очень полезная вещь, которая выведет в правое окно этакий миничат с комментариями относительно правок и изменений в документе со ссылкой на конкретное место. Не надо ничего выделять, менять цвета, шрифт, дописывать в скобки, что очень радует.

20. Разноуровневые заголовки как средство сворачивания документа

Во вкладке «Главная» есть блок с заголовками. Применяя это форматирование к своим разделам в документе, вы сможете перемещаться внутри файла по оглавлению. Вещь удобная, если текста больше 20-30 страниц. Кроме этого, наведя курсор на заголовок слева, вы увидите черную метку. Щелчком по ней будет свернут весь раздел до следующего заголовка того же уровня.

Рассказываем, как автоматизировать рутину и ускорить оформление текста в версиях редактора для macOS и Windows.

Вставка даты и времени

Быстро вставить сегодняшнее число, месяц и год позволяет комбинация клавиш Shift + Alt + D в Windows и Shift + Option + D в macOS. Дата отобразится в формате ДД. ММ. ГГГГ.

Такую же операцию можно проделать и со временем при помощи сочетания Shift + Alt + T в Windows и Shift + Control + T в macOS.

Быстрая смена регистра

С теми, кто ещё не владеет слепым методом набора, Caps Lock может сыграть злую шутку. Если вы случайно его включите и не посмотрите вовремя на экран, рискуете набрать приличный кусок текста, который придётся удалять и переписывать с нуля из-за одной неудачно задетой клавиши. Но выделив нужный фрагмент документа и нажав Shift + F3, вы легко измените регистр с заглавного на строчный.

Перемещение курсора по словам

Когда вы управляете курсором с помощью стрелок на клавиатуре, он движется по одному символу. Чтобы «ускорить» перемещение, зажмите вместе со стрелкой клавишу Сtrl в Windows или Option в macOS — курсор будет перескакивать от слова к слову.

Перемещение пунктов списка

Если нужно изменить очерёдность элементов списка, не обязательно вырезать их из одного места и вставлять в другое. Вместо этого достаточно выделить содержание пункта, который надо переместить, нажать Shift + Alt в Windows и Shift + Control в macOS, а затем подвинуть элемент в нужную позицию стрелками на клавиатуре.

Выделение нескольких отдельных фрагментов текста

Очень полезная функция, которая позволяет выделять непоследовательные фрагменты текста. Удерживайте Ctrl в Windows или Command в macOS и выбирайте нужные куски документа с помощью мышки.

Буфер обмена

Word запоминает всё, что вы копируете, и любой из этих элементов можно всегда найти в расширенном буфере обмена (только в Windows). Он вызывается кликом по одноимённой кнопке и может содержать историю за всё время работы, пока вы редактируете документ и не закрыли его.

Если включить соответствующую опцию в меню «Параметры» буфера обмена, его можно будет быстро вызвать двойным нажатием Ctrl + C.

Быстрое создание скриншотов

Если вы пишете инструкцию или обзор сервиса и вам нужно вставить в текст скриншот, это очень просто сделать с помощью стандартного инструмента. Нажмите на кнопку c камерой на вкладке «Вставка» и Word покажет все активные окна. По клику на любое из них снимок выбранного окна автоматически добавится в документ.

Вставка чисел прописью

Если в документе много сумм, которые необходимо дублировать прописью, работу значительно упростит один трюк. Нажмите Ctrl + F9 в Windows и Fn + Option + F9 в macOS, а когда появятся фигурные скобки, впишите в них число, используя такой синтаксис: =4589*cardtext. Затем нажмите F9 в Windows и Fn + Option + F9 в macOS — и число после знака равно будет записано прописью.

Расстановка переносов

Переносы улучшат читаемость, а также избавят текст от длинных пустых интервалов между словами. Вы можете расставить их сами или довериться компьютеру. Для этого перейдите на вкладку «Макет» (Windows) или «Разметка страницы» (macOS), кликните «Расстановка переносов» и выберите вариант «Авто».

Неразрывные пробелы

Иногда при переносах отрезаются инициалы от фамилий или единицы измерения от чисел. В подобных случаях, чтобы не страдала читаемость документа, удобно и правильно использовать неразрывные пробелы. Благодаря им слова и другие элементы текста «слипаются» и никогда не окажутся на разных строках. Для этого вместо обычного пробела используйте в нужных местах сочетание Ctrl + Shift + пробел.

Водяной знак

Если вы нажмёте F4, то Word продублирует последнее действие, которое вы совершили в документе. Это может быть ввод текста, последовательное удаление нескольких строк, применение стилей для разных фрагментов и многое другое.

Постановка ударения

Ставить ударение в Word проще простого. В Windows для этого установите курсор после буквы, на которой должно стоять ударение, и, удерживая левую клавишу Alt, введите 769 с дополнительного цифрового блока клавиатуры. Если он не работает, убедитесь, что включили клавишу Num Lock.

Настройка ленты

Для выделения текста мы часто пользуемся перетаскиванием. Но гораздо быстрее и точнее действовать с помощью кликов: двойной клик выделит слово, а тройной — весь абзац.

Также клик по нумерации или маркерам списка выделит только их и позволит изменять цифры или символы отдельно от текста пунктов, например задавать особое форматирование.

Выделение большого куска текста

Чтобы быстро выделить целую страницу или несколько страниц текста, установите курсор в начало нужного фрагмента и кликните мышкой с зажатым Shift в его конце.

Быстрое перемещение по документу

Навигацию по документу сильно ускоряют несколько комбинаций:

Вставка новой страницы

Вместо лихорадочного нажатия Enter, пока курсор не съедет на следующий лист, быстрее, удобнее и, что немаловажно, правильнее добавить страницу с помощью функции разрыва. Для этого достаточно нажать Ctrl + Enter в Windows и Command + Enter в macOS.

Изменение папки для сохранения по умолчанию

По умолчанию Word сохраняет все файлы в облако. Чтобы изменить это, нажмите F12, кликните по кнопке «Сервис» и выберите «Параметры сохранения», а затем укажите нужную папку в пункте «Расположение локальных файлов по умолчанию». В этом же меню вы можете задать формат документов по умолчанию, параметры автосохранения и другие настройки.

Очистка форматирования

Для того, чтобы вернуть тексту исходное форматирование, нужно нажать комбинацию клавиш Ctrl + пробел. После этого к выделенному фрагменту применятся настройки по умолчанию.

Word в качестве менеджера задач

Если вы большой поклонник Microsoft и Word в частности, то можете использовать его даже в качестве менеджера задач. Правда, для начала придётся немного постараться.

Включите вкладку «Разработчик» в настройках верхней ленты, как было описано выше. Перейдите в появившийся раздел и кликните по элементу «Флажок», чтобы начать добавлять пункты контрольного списка с чек-боксами.

Вертикальное выделение текста

Текст в Word можно выделять построчно не только горизонтально, но и вертикально. Для этого удерживайте Alt и используйте курсор мышки для выбора нужного фрагмента.

Блокировка документа паролем

В документах с формулами или вспомогательными индексами часто нужно вводить надстрочный текст, например для математических степеней. Сделать это можно сочетанием Shift + Ctrl + = в Windows и Shift + Command + = в macOS. Для ввода подстрочных знаков следует использовать Ctrl + = в Windows и Command + = в macOS.

Быстрый запуск Word

Самый быстрый способ открыть Word в Windows с клавиатуры — нажать клавишу Win и ввести W. Поскольку приложение будет первым в списке подсказок, останется лишь нажать Enter.

В macOS принцип тот же: вызвать Spotlight сочетанием Command + пробел (Option + Command + пробел), ввести W и нажать Enter.

Так уж получилось, что по долгу службы мне часто приходится использовать MS Word для написания научно-технических отчетов. В течение 10 лет на работе я практически ежедневно сталкиваюсь с тем, что компьютер вместе с этим довольно мощным редактором текстов люди преимущественно используют в качестве аналога пишущей машинки. В принципе, этого хватает для написания служебной или объяснительной записки, но когда человек начинает таким же образом формирование реферата, научно-технического отчета или написание книги, такая работа, в силу необходимости регулярной редактуры ранее написанного, очень быстро становится пыткой. И такой же пыткой становится редактирование текста человеком, умеющим работать в MS Word, после правок, внесенных человеком, работать в нем не умеющем.

Здесь я постараюсь отразить основные вехи того, как делать правильно, и как делать не следует. Далее я покажу, что текстовый редактор MS Word изначально разрабатывался программистами и для программистов, а не для прочих людей. Впрочем, со мной вполне согласна Светлана Семененко.

Вначале сделаем небольшое отступление и упомянем тот факт, что работать в текстовом редакторе необходимо исключительно в режиме правки или «Отобразить все знаки» (Ctrl + *).

Делать это нужно по той простой причине, что иначе Вы просто не будете видеть многие служебные знаки, которые требуются для правильной ориентации по документу и правильного понимания того, чем на самом деле является конкретное место документа (списком, основным текстом или заголовком). Вы также не будете понимать, что в данном месте находится такая важная и полезная вещь как неразрывный пробел (Shift + Ctrl + Space) или перевод строки без создания нового абзаца (Shift + Enter). Первое используется преимущественно для добавления в текст единиц измерения физических величин, второе нужно значительно реже. Вы также не будете видеть сколько вы отбили случайным образом лишних пробелов и сделали лишних переводов строки. Последнее вообще рекомендуется делать только в случае необходимости создания нового абзаца, а не для перехода на новую страницу – для этого существует функция «Вставить разрыв страницы» (Ctrl + Enter).

Документ с кучей пустых строк смотрится отвратительно и по-разному открывается в различных версиях MS Word (вы рискуете не увидеть начало новой порции текста там, где вы это задумали, и количество страниц также может отличаться).

Итак, вернемся к программированию. Книга или научно-технический отчет – это документ, имеющий много уровней сложности. Это обстоятельство сразу же налагает некоторые ограничения и устанавливает определенные требования при работе с текстовым редактором. Первое из таких требований: необходимо соблюдать принцип DRY, как это делают программисты при написании кода, потому что если этого не делать, то мы просто устанем править подобные элементы по одному. В MS Word есть весь необходимый инструментарий для соблюдения принципа DRY, и главный элемент этого инструментария – встроенные классы с их методами, которые мы можем использовать при объявлении переменных. В современных версиях MS Word практически все возможные действия с классами оформлены в виде набора функций, вынесенного в меню (зачастую не слишком удачно).

Первое, что необходимо освоить начинающему работать в текстовом редакторе – использование стилей (Alt + Ctrl + Shift + s).

Главная – Многоуровневый список – Определить новый многоуровневый список

Необходимо сразу отметить, что обыкновенные маркированный и нумерованный списки в силу их примитивности и ограниченной сферы применения (нет связи с уровнями оглавления, невозможно переопределить принцип нумерации, невозможно установить символ после номера) мы будем использовать только для создания списков внутри разделов, не участвующих в формировании основной структуры документа.

Итак, сначала создадим новые стили для нумерованных заголовков. Начнем со стиля «Нумерованный заголовок 1». Для этого внизу панели «Стили» нажимаем на кнопку «Создать стиль». Откроется примерно такое окно.

Что необходимо здесь отметить:

1. Изначально «Нумерованный заголовок 1» создается совершенно ненумерованным. Это совсем нестрашно, и решаемо на следующем этапе настройки во время создания связки с многоуровневым списком;

2. Стиль устанавливаем обязательно «Связанный (абзац и знак)»;

3. Основан на стиле: «Заголовок 1» – то самое наследование. То есть все свойства стиля «Заголовок 1» будут также использоваться в стиле «Нумерованный заголовок 1» кроме тех, которые вы сами переопределите;

4. Стиль следующего абзаца: «Основной текст». Это стиль следующей после заголовка строки. Я рекомендую использовать стиль «Основной текст» в качестве стиля для базового текста документа вместо стиля «Обычный» для лучшей совместимости с LibreOffice;

5. Не забудьте поставить галочку «Обновлять автоматически». Это позволит автоматически менять вид документа после обновления данного стиля без необходимости нажатия клавиш «Ctrl +A» и «F9»;

6. Все остальные настройки – это некая эзотерика, которая позволяет привести вид заголовка к его прообразу в ГОСТ 7.32-2001 (цвет, размер шрифта, выравнивание, отступы, кернинг, интерлиньяж).

Далее мы просто создаем подобным же образом стили «Нумерованный заголовок 2» – «Нумерованный заголовок 5». Как правило, пяти уровней нумерованных заголовков хватает для создания сложного документа объемом 300-500 страниц. Наследуемся при этом от соответствующих базовых стилей заголовков «Заголовок 2» – «Заголовок 5».

Вторым этапом настройки системы гибридных заголовков будет настройка многоуровневого списка.

Здесь необходимо отметить следующее:

1. Применить ко всему списку – структура многоуровневого списка должна проходить через весь документ;

2. Ключевой момент – связываем уровень 1 с только что созданным стилем «Нумерованный заголовок 1»;

3. Формат номера – просто число, без всяких точек. Точками отделяются только уровни, как вещает нам наш американский стандарт. То есть, не «1. Текст заголовка», а «1 Текст заголовка». Такой подход интересен тем, что он практически не используется в издательском деле. Смысл подхода заключается в минимизации необходимого количества служебных знаков в документе без потери понимания его смысла;

4. Символом после номера назначаем пробел вместо знака табуляции, чтобы не иметь регулярных проблем с расстоянием между номером и заголовком.

Далее связываем уровни 2-5 с соответствующими стилями «Нумерованный заголовок 2» – «Нумерованный заголовок 5». Обратите внимание на формат номера: два числа, разделенные точкой, в конце точки нет. К вышеприведенным четырем пунктам добавляется только настройка нумерации: для уровня 2 выставляем «Нумеровать заново: Уровень 1», чтобы нумерация не была сквозной.

В данном случае мы выставили первый уровень для стилей «Нумерованный заголовок 1» (по левому краю, строчными буквами) и «Структурный элемент отчета» (например, ВВЕДЕНИЕ, РЕФЕРАТ, ЗАКЛЮЧЕНИЕ – заглавными буквами и по-центру, также наследуется от «Заголовок 1»). Теперь в автособираемом оглавлении оба этих заголовка окажутся на одном уровне.

Наконец, я напишу ради чего все это делается. Дело в том, что если устанавливать Уровень 1 для стиля «Заголовок 1» и любого другого стиля, для этого другого стиля MS Word уровень попросту сбрасывает. Если устанавливать Уровень 1 для двух стилей, наследованных от одного («Заголовок 1»), то этого не происходит.

Само собой, люди, которые занимались разработкой стандарта, совершенно не в курсе этих проблем. И, мало того, что они не имеют практически никакого представления об эстетике (заголовки одного уровня разными буквами с разным выравниванием), им к тому же абсолютно по-барабану, каким образом вы будете реализовывать этот стандарт с помощью текстового редактора (многие вещи, как вы убедились, реализовываются достаточно нетривиально, если вы хотите хоть немного автоматизировать процесс формирования документа, и по этой причине стандарт, безусловно, требует, как минимум доработки).

В итоге мы настроили свою собственную систему заголовков, соответствующую ГОСТ 7.32-2001, и определили уровни автособираемого оглавления, для которых они будут применяться (например, может быть назначено два заголовка первого уровня – нумерованный и ненумерованный, внешне выглядящие совершенно по-разному – вот ради чего и затевалось создание своей системы заголовков с помощью наследования).

Далее необходимо сохранить наши правки стилей и перезаписать стандартный шаблон Normal.dotm, чтобы мы могли применять созданные стили во всех новых документах. Для этого нажимаем «Файл – Сохранить как», и сохраняем файл в любое место как шаблон с поддержкой макросов Normal.dotm.

В следующих статьях я расскажу о правильной работе с таблицами, рисунками, ссылками, полями и макросами, научу обходить проблемы, спровоцированные разработчиками госстандартов, и также научу пользоваться необходимыми горячими клавишами, чтобы документ соответствовал основным требованиям типографики и не поджигал задницу вашего преподавателя. Также мы научимся делать все вышеперечисленное в свободном редакторе LibreOffice, и я покажу его несомненные преимущества по сравнению с монструозным детищем компании Microsoft.

Пополните запас знаний о Microsoft Word, чтобы использовать возможности текстового редактора быстро, просто и к месту.

Неподдельный интерес читателей Лайфхакера к статье о 10 функциях Microsoft Word, которые полезно применять в своей работе, дал понять, что тему стоит развивать. Что ж, давайте продолжим.

Замените шрифт по умолчанию

Ваши личные предпочтения и стандарты корпоративного делопроизводства обязывают применять некоторый шрифт определённого размера, например Arial, 14 пт. Жаль, конечно, что Word об этом не догадывается и раз за разом после запуска предлагает печатать Calibri, 11 пт. Поэтому вы снова и снова меняете шрифт для каждого нового документа. На это уходят секунды, а в масштабах прожитых лет — часы. Может, пора раз и навсегда с этим разобраться?

Укажите шрифт и его размер, который будет использован по умолчанию во всех новых файлах.

Перейдите во вкладку «Главная», активируйте диалоговое окно «Шрифт», задайте желаемые значения и нажмите на кнопку «По умолчанию», расположенную в левом нижнем углу. Вас переспросят, стоит ли сохранить изменения для текущего файла или для всех документов. Смело соглашайтесь на второе.

Сохраняем текущий шрифт и его размер для всех новых документов

Используйте базу синонимов

Конечно, научные пособия по точным дисциплинам и юридический документооборот со строгой лексикой не терпят подмены терминов. Но в полуделовом и обыденном письме вполне приемлемо (а то и просто необходимо) употреблять разные слова со схожими значениями. Так ваш текст потеряет монотонность, улучшит читаемость, приобретёт окраску и в целом выставит вас в лучшем свете. Однако как быть, если словарный запас не столь велик или голова отказывается думать? Без конца ползать в браузер за помощью?

Встроенный в Word тезаурус поможет вам без лишних хлопот подобрать синоним.

Найдите часто повторяющееся слово и кликните по нему мышью с зажатой клавишей Alt. В правой части экрана отобразится информационное окно, внизу вы и найдёте словарь синонимов.

Синонимы договора — контракт и соглашение.

Быстро перемещайте элементы списка

Комбинация Alt + Shift + ↑(↓) переместит текущий элемент в заданном направлении.

Впрочем, эти горячие клавиши работают и для абзацев. Вы можете вклинивать куски текста даже между пунктами списка.

Перемещение абзаца между элементами списка

Применяйте неразрывные пробелы

У бухгалтеров и экономистов есть золотое правило: нолики и другие цифры от больших сумм не должны разноситься по разным строкам. Примерно такая же установка есть у секретарей, по мнению которых инициалы не должны отваливаться от фамилий. Но Word не утруждает себя чужими профессиональными привычками и без зазрения совести разлучает неразлучное. И здесь многие неокрепшие женские психики начинают сдавать. Груды непристойностей адресуются системному администратору (мужу, клиенту, Гейтсу), после чего просто удаляются пробелы, а с ними, кажется, и проблемы. « Награда» самообмана — неразборчивость и аляповтость.

Неразрывные пробелы препятствуют разделению строк в указанном месте для большей удобочитаемости. Нажмите Shift + Ctrl + «Пробел» для вставки неразрывного пробела.

Неразрывные пробелы полезно проставлять в сокращениях (например, т. д.), между числами и единицами измерения (например, 100 кг), между специальными символами и относящимися к ним числами (например, № 55). В режиме отображения непечатаемых знаков неразрывный пробел выводится в виде кружка.

Сверху представлен текст с обычными пробелами, а снизу — с неразрывными

Используйте коды полей

Продолжим тему магии электронных бумажек и виртуальных денег. Опытный работник финансового сектора применяет в своей работе настраиваемые поля. Они используются как заполнители для переменных данных в шаблонном файле.

Работа с кодами полей может показаться вам немного неудобной, но при должной сноровке в типовых документах она всё же полезна. Достаточно внести небольшую правку в стандартный договор оказания услуг, обновить поля, и вам не придётся перепечатывать кучу текста.

Например, с помощью кодов полей легко переводить шестизначные (жаль, что так мало) числа в пропись. Эта обычная практика позволяет избежать недоразумений, если ваш партнёр захочет пририсовать парочку цифр в уже распечатанный документ. Другой распространённый случай — вставка даты создания документа.

Комбинация Alt + F9 переключает режимы отображения кодов полей и их значений.

Перейдите на вкладку «Вставка», найдите «Экспресс-блоки» и кликните по «Полю». Хотя можно поступить и проще: нажмите Ctrl + F9. Когда появятся фигурные скобки, введите внутри них команду =989152*CardText. Редактор пропишет указанное число как «девятьсот восемьдесят девять тысяч сто пятьдесят два».

С полями, их кодами и ключами вы можете создавать куда более сложные вещи. Познакомьтесь с этим мощным инструментом, и автоматизация вашей работы существенно расширится.

Для наглядности поля обозначаются серой рамкой. Но её не видно при печати документа

Установите пароль на открытие документа

Несанкционированный доступ к вашему компьютеру, флешке или облачному хранилищу может изрядно потрепать нервы и кошелёк. Ладно, негодяй прорвался в банк, но вскрыть ячейку ему ещё предстоит. Попробуй, милок, 128-битное шифрование AES, которое, между прочим, применяется американским правительством для защиты сведений, составляющих государственную тайну. Именно такой уровень безопасности предлагает Word своим пользователям.

Помните, у вас не получится восстановить утраченный пароль. Такой возможности попросту нет.

Перейдите к вкладке «Файл», сместитесь вниз, к «Сведениям», щёлкните по кнопке «Защитить документ» и выберите «Зашифровать паролем». К вашим услугам максимум из 255 символов с учётом регистра. Для снятия защиты откройте документ и просто удалите пароль в том же самом месте.

Ввод пароля придётся повторить дважды

Ограничьте внесение изменений

Бывает, что чья-то уборка квартиры превращает ваш родной упорядоченный хаос в чужеродный неподконтрольный порядок. Такое же невнятное чувство благодарности возникает, когда кто-то пытается поработать над вашим девственно идеальным текстом. Как быть, если целиком запаролить всё же нельзя? Разрешите «благодетелю» смотреть, но не трогать, ограничив внесение изменений.

Ограничение форматирования разрешает внесение лишь заданных вами изменений или активирует режим «Только чтение».

Перейдите к вкладке «Файл», сместитесь вниз к «Сведениям», щёлкните по кнопке «Защитить документ» и выберите «Ограничить редактирование». Вы можете запретить некоторые стили, указать части текста и пользователей, на которых запреты не будут действовать, а также задать типы согласованных изменений.

Окошко настроек можно переместить и увеличить для большего удобства

Используйте автозамену

Убойная, недооценённая, редко используемая функция Word, которой почему-то чураются пользователи настольных компьютерных систем. Очень странно, но эти же люди не представляют своей жизни без режима автозамены на мобильном. Как по мне, причиной недоразумения является банальное незнание, ведь настройки скрыты у чёрта на куличках.

Зачем это нужно? Частенько бывает, что вы владеете слепым методом печати, но ваши пальцы наотрез отказываются правильно набирать некоторый порядок букв в определённых словах. Самые отъявленные случаи как раз и стоит предусмотреть в автозамене. Также полезно, например, сократить написание своей фамилии и инициалов до трёх букв. Банально, но спасает время.

С помощью автозамены легко сократить написание сложных слов, словосочетаний и даже предложений всего до пары символов. Вторая полезная грань — исправление ваших личных типичных ошибок и опечаток.

Перейдите к закладке «Файл», откройте «Параметры», выберите «Правописание» и щёлкните по «Параметрам автозамены». Заполните графы «Заменить» и «На». Готово. Скорость вашей печати должна подрасти.

Меню автозамены содержит немалое количество дополнительных параметров

Сохраняйте резервную копию документа

Вероятно, и на вашем сердце есть парочка шрамов, полученных после внезапного отключения электричества или нечаянного извлечения съёмного накопителя. Такие случаи заставляют пользователей покупать блоки бесперебойного питания и сокращать интервал автосохранения файла. Но есть и третий рубеж защиты ваших документов — создание резервной копии, которая будет полезна во время восстановления данных после непредвиденных проблем.

Резервные копии файлов можно использовать не только для восстановления повреждённых файлов, но и в качестве архива предыдущих версий документа.

Перейдите к вкладке «Файл», обратитесь к «Параметрам», переключитесь на пункт «Дополнительно» и найдите блок «Сохранение». Здесь и притаилась опция «Всегда сохранять резервную копию».

Резервное копирование сохраняет лишь последнее состояние сохранённого документа, но не содержит промежуточных изменений.

Резервное копирование активируется для всех файлов

Подгоняйте «хвостики» страниц

Уверен, что и вам попадались непослушные тексты, «хвостики» которых подло переваливаются с одной страницы на другую. И как не хочется распечатывать две страницы вместо одной! Борьба за экономию идёт по всем фронтам: удаляются строчки, уменьшается расстояние между буквами, урезаются поля. Но не всегда экстренные меры дают результат, а если и дают, то ценой большого количества времени. А всё потому, что пользователи не знают о функции «Сократить на страницу».

Функция «Сократить на страницу» пытается сжать текст на одну страницу за счёт незначительного уменьшения размера и интервалов текста.

Перейдите к настройкам ленты быстрого доступа, выберите «Другие команды», переключите появившееся меню на «Все команды», после чего перелистните список до команды «Сократить на страницу» и перекиньте её в правое окошко. Теперь всего один клик отделяет «хвостик» от обрезания.

Функцию не так легко найти среди обильного списка

Рассмотренные функции с большой долей вероятности присутствуют в Word 2007/2010 и уж точно в редакции 2013. Рекомендую обновиться до самой свежей версии текстового редактора, если вы ещё этого не сделали.

И на десерт 10 полезных сочетаний горячих клавиш

Ctrl + Shift + A — мгновенное превращение прописных букв в заглавные;

Shift + F3 — преобразование заглавных букв в прописные. Полезно для любителей печатать, не обращая внимание на включенный caps lock;

Ctrl + Tab — добавление табуляции в ячейке;

Shift + Alt + D — быстрое добавление даты в документ;

Shift + Alt + T — добавление времени в документ;

Alt + 769 — проставление ударения в слове. Установите курсор после буквы, где должно быть ударение и нажмите комбинацию;

Ctrl + Alt + Page Down — перемещение на следующую страницу;

Ctrl + Alt + Page Up — возвращение на предыдущую страницу;

Ctrl + Home — перемещение в начало документа;

=lorem(2,2) — заполнение страницы текстом. Пригодится, если нужно опробовать какую-то функцию, но не хочется печатать «акыжппвппорфмюф» вручную. Цифры в скобках означают количество абзацев и строк для заполнения. Если замените «lorem» на «rand», в качестве заполнителя будет использован случайный текст.

Восстановление несохраненного документа

Момент, когда внезапно закрываешь несохраненный документ — это как удар мизинцем об угол стола и сообщение «Ваш баланс: 32 руб.20 коп» в одном флаконе. Чтобы не допустить такую досадную ситуацию, установите параметры автосохранения в Word. По умолчанию версия документа автоматически сохраняется каждые 10 минут, но можно установить и меньший интервал — например, 1 минуту.

Если об этой функции вы узнали уже после того, как закрыли несохраненный документ, есть рабочий способ всё-таки вернуть его.

Выделение разных частей текста

Если хотите выделить, удалить, поменять шрифт нескольких фрагментов текста, необязательно делать это по очереди с каждым предложением или абзацем. Зажмите клавишу Ctrl и выделяйте нужно количество фрагментов текста.

Автозамена слов

Молитесь на автонабор на телефоне? В Word такая штука тоже есть и она заметно облегчает жизнь и ускоряет скорость печати.

Вставка скриншота в документ

Добавлять скриншоты страниц в документ Word можно без использования других программ. Во вкладке «Вставка» найдете функцию «Снимок». Предварительно зайдите на ту страницу, скриншот с которой вам нужен. После того, как выберите нужную область для снимка, программа автоматически вставит скрин в документ.

Пароль на документ

Замена текста

Удобная функция, если нужно заменить какое-нибудь часто повторяющееся слово в большом тексте. Найдете эту фичу в разделе «Главная» с правой стороны.

Замена шрифта по умолчанию

Поиск синонима к слову

Если часто используете Word как редактор, используйте удобную функцию поиска синонимов, вместо того чтобы искать для этого соответствующие сайты. Кликаете на любое слово и во всплывающем окне выбираете блок «Синонимы».

Использование дополнительных программ

Вставка математического уравнения

Технари, дышите глубже — у нас для вас крутой лайфхак. Теперь уравнения, вычисления и формулы добавлять в документ Word можно в тысячу раз проще, используя функцию «Рукописное уравнение». Пишете в поле от руки уравнение, а система автоматически переводит его в печатный вид и добавляет в документ. Круто! Функция находится во вкладке «Уравнение», которую найдете в разделе «Вставка».
(Редакция владеет категорически гуманитарным сознанием и не несет ответственности за абсурдность математического уравнения на скриншоте.)

Быстрое перемещение элемента списка

Списки — наше всё:

Но вот перемещать в Word местами позиции в списках — жутко неудобно, если не знаешь нужный лайфхак. Итак, чтобы быстро переместить строчку из списка вверх или вниз, нужно использовать комбинацию Alt + Shift + ↑(↓).

Удобная вставка текста

Печать текста в любом месте листа

Кто-то посчитает это само собой разумеющимся, но многие люди не знают, что печатать в документе Word можно в абсолютно любом месте. К примеру, если вы составляете документ и вам нужно напечатать в нижнем правом углу ФИО директора и дату, не нужно ставить тысячу пробелов — просто два раза кликните курсором в том месте, где нужно напечатать текст. Вот так просто 🙂

Редактирование PDF

Возможно, для вас это будет сюрпризом, но в Word можно легко редактировать файлы PDF. Редактор преобразует текст, таблицы, списки, графики и прочие элементы в DOCX-файл, сохраняя форматирование оригинала.

Создание оглавления

Установка неразрывных пробелов

Боль секретарей, офис-менеджеров, бухгалтеров и экономистов — некорректные переносы слов. Например, в официальных документах фамилия и инициалы гендиректора должны находится на одной строчке, как и единицы измерения и числа, географические сокращения, сокращения типа «и т.д.» , «и т.п.». Но коварному Word’у на эти правила плевать, программа переносит слова как хочет. Чтобы такого не допустить, нужно просто установить неразрывные пробелы: нажмите Shift + Ctrl + «Пробел» для их вставки. Ниже — пример без неразрывного пробела и с ним.

Ограничение на внесение изменений